Wie heeft baat bij geautomatiseerd sleutelbeheer?

Veel sleutels of veel overdrachten: verschillende behoeften

Als er veel sleutels zijn, moet u weten welke sleutels aan wie zijn uitgegeven, wanneer dat is gebeurd en wanneer ze moeten worden ingeleverd. Deze gebeurtenissen moeten worden vastgelegd in een geschiedenis die u later kunt raadplegen. De gegevens staan misschien al in een systeem, maar het personeel moet nog steeds controleren of sleutels worden ingeleverd. Dat wordt eenvoudiger als het systeem de gebruiker vóór de inleverdatum een herinnering stuurt en blijft herinneren als de sleutel niet wordt ingeleverd. Zo nodig meldt het systeem de vertraging ook aan de persoon die verantwoordelijk is voor de sleutels.

Aan de andere kant kunnen ook een paar sleuteloverdrachten veel werk opleveren als u elke ophaalafspraak apart moet maken en er iemand aanwezig moet zijn.

Als het volgen van de sleutels het meeste werk kost, kunt u beginnen met een sleutelregister. Als het probleem vooral ligt bij het organiseren van ophalen en inleveren, maakt een sleutelautomaat de overdrachten eenvoudiger. Vaak zijn beide nodig.

U heeft niet altijd een apart sleutelvak nodig voor elke sleutel. De grootte en het aantal automaten hangen af van hoeveel sleutels er tegelijk in moeten liggen: hoeveel sleutels er dus tegelijk moeten worden opgehaald of ingeleverd. Met slimme vaktoewijzing wordt een vak gereserveerd voor het ophalen of inleveren en komt het na het ophalen weer vrij voor het volgende gebruik. Sleutels die bij gebruikers zijn, worden gevolgd in het register.

De sleutelautomaat als onderdeel van het dagelijkse werk

Een sleutelautomaat wordt al snel gezien als een kast waarin u alleen sleutels bewaart. Met de automaten van Livion kunt u sleutels uitgeven aan uw eigen medewerkers, maar ook aan klanten, bewoners, gasten en aannemers. Ter ondersteuning van de gebeurtenisgeschiedenis kunnen foto's van de gebruiker worden opgeslagen, en foto's van het vak vóór en na elk bezoek. Daarmee kunt u achteraf controleren wat er in het vak is ingeleverd of uit is gehaald.

Sleuteloverdracht en het volgen van sleutels moeten aansluiten op het overige werk van de klant. Elke sector heeft werkwijzen die een buitenstaander niet meteen ziet. We kunnen niet verwachten dat klanten hun hele werk aanpassen aan het apparaat. Het is onze taak om die werkwijzen te begrijpen en de software en integraties daarop af te stemmen.

Informatie over het ophalen of inleveren van een sleutel kan ook de volgende werkstap in gang zetten. Bij kortdurende verhuur kan het systeem bijvoorbeeld de schoonmaakploeg of het onderhoudsteam informeren zodra een sleutel is ingeleverd. Het werk kan dan beginnen zonder apart te bevestigen dat de gast is vertrokken, en de accommodatie is eerder klaar voor de volgende gast.

De behoeften verschillen per sector:

• Hotels en vakantiewoningen: LivionKey kan, gekoppeld aan het boekingssysteem, de pincode automatisch versturen. Een gast die laat aankomt, krijgt de sleutelkaart of sleutel zonder dat er iemand hoeft te wachten.
• Auto-onderhoud: Auto's kunnen buiten openingstijden worden gebracht en opgehaald. Met een betalingsintegratie kan de pincode pas worden verstuurd nadat het onderhoud is betaald.
• Vastgoedbeheer: Een bewoner die in het weekend intrekt of een onderhoudsmedewerker die vroeg aankomt, kan de klaargelegde sleutels ophalen zonder een aparte afspraak.
• Slotenmakers: Er zijn veel sleutels, en persoonlijke overdrachten vormen een groot deel van de dagelijkse klantenservice. Het proces in LivionKey Register is geoptimaliseerd voor persoonlijke overdrachten. Een sleutelautomaat kan eenvoudig een deel daarvan overnemen.
• Kritieke infrastructuur: Sleutels die nodig zijn voor onderhoud kunnen op locatie of in de buurt worden bewaard. De onderhoudsmedewerker ontvangt een pincode om de sleutels op het afgesproken tijdstip op te halen.
• Gezondheidszorg: Een nieuwe medewerker of invaller kan vooraf klaargelegde sleutels ophalen, ongeacht de werktijden van de administratie.
• Industrie en productie: Tijdens een onderhoudsstop hebben veel aannemers tegelijk sleutels nodig. Ook vaste partners hebben sleutels nodig wanneer ze de betreffende locaties bezoeken. Voorbereide overdrachten verminderen wachtrijen, en de geldigheid van de pincode kan worden beperkt tot de duur van het werk.
• Steden en gemeenten: Als de sleuteloverdracht is gekoppeld aan het systeem voor het reserveren van ruimtes, kunnen gebruikers de sleutel van een sportaccommodatie ophalen voor hun gereserveerde tijd, ook 's avonds en in het weekend. Tijdelijke medewerkers en partners kunnen ook sleutels ophalen en inleveren wanneer hun werk dat vereist.

De manier van overdragen kan worden afgestemd op de situatie: dezelfde sleutel kan persoonlijk worden overgedragen of in de automaat worden klaargelegd om op te halen. Livion of de klant kan de integratie bouwen.

Verandering vraagt om een verantwoordelijke

Een bedrijf dat met nieuwe activiteiten begint, kan vanaf het begin rekening houden met geautomatiseerd sleutelbeheer. In een bestaande organisatie is het zinvol om de verandering samen met medewerkers te plannen: zij weten wat werkt en hoe uitzonderingen worden afgehandeld. Hoe meer een organisatie bereid is om haar eigen werkwijzen te bekijken, hoe meer zij kan profiteren van automatisering.

De verandering moet één verantwoordelijke binnen de organisatie hebben. Die persoon moet de verandering willen doorvoeren en heeft daarvoor steun van het management, tijd en de bevoegdheid nodig om afspraken over de werkwijze te maken. Livion en onze resellerpartners kunnen helpen bij de invoering. De verantwoordelijke binnen de organisatie zorgt ervoor dat de afgesproken aanpak daadwerkelijk wordt toegepast en volgt of die het werk makkelijker maakt.

Veel organisaties beginnen met één automaat voor een gekozen toepassing. Het is zinvol om de pilot te volgen en af te spreken wanneer de ervaringen worden besproken. Afhankelijk van de behoeften en de dagelijkse activiteiten van de organisatie kan dat regelmatig gebeuren, bijvoorbeeld eens per maand. Hoe is het systeem gebruikt? Hoe heeft het systeem het werk makkelijker gemaakt, tijd bespaard, mensen geholpen hun tijd efficiënter te gebruiken of de klantenservice verbeterd? Welke veranderingen in de werkwijze of andere verbeteringen zijn nog nodig? De verantwoordelijke zorgt ervoor dat de ervaringen ook worden meegenomen in de beslissingen over het vervolg.

Een geslaagde verandering is merkbaar op een gewone werkdag. Sleutels zijn op het afgesproken tijdstip beschikbaar, het is bekend wie ze heeft, en medewerkers besteden minder tijd aan het regelen van ophaalafspraken en het achter niet-ingeleverde sleutels aan gaan.