Slimme vaktoewijzing vereenvoudigt sleutelbeheer bij langdurige verhuur

De sleutelautomaten van Livion werken dag en nacht en automatiseren de uitgifte en inlevering van sleutels. Bij kortdurende verhuur is elk sleutelvak doorgaans gereserveerd voor een bepaald appartement. Omdat huurders vaak wisselen, wordt het vak meerdere keren per maand gebruikt. Een LivionKey 30-sleutelautomaat kan bijvoorbeeld elke maand tientallen, zelfs honderden automatische ophaal- en inlevermomenten afhandelen. Voor veel klanten maakt dat de keuze om in automatisering te investeren eenvoudig, omdat het systeem zichzelf snel terugverdient.

De uitdaging: langdurige verhuur en grote vastgoedportefeuilles

Niet alle verhuuractiviteiten kennen een snelle wisseling van huurders. Bij grote vastgoedeigenaren en stichtingen voor studentenhuisvesting kan één sleutel maanden of zelfs jaren bij dezelfde huurder blijven. In die gevallen is het niet zinvol om permanent één sleutelvak aan één appartement toe te wijzen.

Livion herkende deze uitdaging jaren geleden en begon een dynamische oplossing te ontwikkelen om sleutelautomaten efficiënter te gebruiken.

Slimme vaktoewijzing benut de capaciteit zo efficiënt mogelijk

Het LivionKey-systeem ontvangt de begin- en einddatums van huurovereenkomsten vanuit het vastgoedbeheersysteem van de klant. Op basis van die gegevens reserveert het systeem automatisch een beschikbaar sleutelvak voor het inleveren van de sleutel. Het stuurt de huurder per e-mail of sms instructies over waar en wanneer de sleutel moet worden ingeleverd.

Zo nodig stuurt het systeem ook herinneringen, bijvoorbeeld één dag vóór de inleverdatum. Wanneer een nieuwe huurder in hetzelfde appartement komt wonen, herkent het systeem dit automatisch en laat het die huurder weten waar de sleutel kan worden opgehaald.

Uitzonderingen soepel afhandelen

Automatisering werkt het beste als iedereen de afgesproken werkwijze volgt. In de praktijk zijn er echter uitzonderingen. Soms worden sleutels rechtstreeks op kantoor ingeleverd in plaats van in de sleutelautomaat.

Daarom heeft Livion LivionKey Register voorzien van flexibel beheer van opslaglocaties. Hiermee kunnen sleutels worden verplaatst tussen de sleutelautomaat en handmatige opslag, terwijl alle betrokkenen op de hoogte blijven.

Als een sleutel op kantoor wordt ingeleverd, biedt het systeem de beheerder twee mogelijkheden:

• Verplaats de sleutel naar de sleutelautomaat om daar te wachten op de volgende huurder, die de sleutel ophaalt volgens de oorspronkelijke melding.
• Bewaar de sleutel op kantoor. De ophaallocatie verandert dan en de volgende huurder krijgt automatisch bericht over de nieuwe locatie.

Zo kunnen uitzonderingen soepel worden afgehandeld zonder het proces te onderbreken. Het systeem houdt zowel de vertrekkende als de nieuwe huurder op de hoogte, ook wanneer de praktijk afwijkt van de planning.

Eenvoudige integratie met systemen van de klant

Dit hele proces verloopt binnen het eigen systeem van Livion. Een eenvoudige API maakt integratie gemakkelijk. Er zijn alleen basisgegevens nodig: de begin- en eindtijden van huurovereenkomsten en welke sleutelautomaten welke groepen appartementen bedienen, bijvoorbeeld op basis van postcode of een andere identificatie.

Livion heeft al integraties gerealiseerd met verschillende reserverings- en vastgoedbeheersystemen, met duidelijke resultaten. Klanten hebben het handmatige werk aanzienlijk verminderd en kostbare tijd en middelen bespaard bij het sleutelbeheer.

Samenvatting

Slimme automatisering en dynamische vaktoewijzing maken efficiënte, traceerbare uitgifte en inlevering van sleutels mogelijk bij zowel kortdurende als langdurige verhuur.