Älykäs lokeronhallinta tehostaa avainhallintaa pitkäaikaisvuokrauksessa

Avainautomaattimme toimivat ympärivuorokautisesti ja automatisoivat avainten luovutukset ja palautukset. Lyhytaikaisvuokrauksessa sama lokero on varattu tietylle asunnolle, mutta koska asunnon vuokralaiset vaihtuvat usein, lokero on aktiivisessa käytössä useita kertoja kuukaudessa. Esimerkiksi LivionKey 30 -automaatti mahdollistaa useita kymmeniä, jopa satoja automaattisia luovutuksia ja palautuksia joka kuukausi. Tällöin päätös investoida automaatioon on monelle asiakkaalle helppo, koska järjestelmä maksaa itsensä nopeasti takaisin.

Haaste: pitkäaikainen vuokraus ja suuret kiinteistömassat

Kaikki vuokraustoiminta ei kuitenkaan toimi lyhyen kierron logiikalla. Suurilla kiinteistötoimijoilla ja opiskelija-asuntosäätiöillä yksittäisen avaimen käyttösykli voi olla kuukausia tai jopa vuosia. Tällöin ei ole järkevää varata yhtä lokeroa pysyvästi yhtä asuntoa varten.

Tunnistimme tämän haasteen jo vuosia sitten ja lähdimme kehittämään ratkaisua, joka optimoi automaattien käyttöä dynaamisesti.

Älykäs lokeron optimointi maksimoi automaatin hyödyn

LivionKey-järjestelmä vastaanottaa asiakkaan järjestelmästä tiedon vuokrasopimusten alkamis- ja päättymisajoista. Palvelu varaa automaattisesti vapaan lokeron avaimen palautusta varten ja lähettää vuokralaiselle viestin (sähköpostilla tai tekstiviestillä) siitä, mihin ja milloin avain palautetaan. Tarvittaessa palvelu lähettää myös muistutuksia, esimerkiksi vuorokautta ennen palautuspäivää. Kun uusi vuokralainen on tulossa samaan asuntoon, järjestelmä tunnistaa tämän ja ilmoittaa hänelle avaimen noutopaikan.

Poikkeusten hallinta käytännön tilanteissa

Automatisointi toimii parhaiten, kun kaikki osapuolet toimivat sovitun prosessin mukaisesti. Käytännössä näin ei aina ole: avaimia palautetaan välillä myös konttorille automaatin sijaan.

Tätä varten rakensimme LivionKey Registeriin joustavan säilytyspaikan hallinnan. Ominaisuus mahdollistaa avaimen siirtämisen automaatista manuaaliseen säilytykseen tai toisinpäin ja pitää samalla kaikki osapuolet ajan tasalla.

Jos avain palautetaan toimistolle, järjestelmä antaa operaattorille vaihtoehdot:

• Siirtää avain automaattiin odottamaan seuraavaa hakijaa, jolloin vuokralainen noutaa sen aiemmin saamansa ilmoituksen mukaisesti.
• Jättää avain säilytykseen toimistolle, jolloin hakupaikka vaihtuu ja järjestelmä ilmoittaa seuraavalle vuokralaiselle uuden noutopaikan automaattisesti.

Tämä mahdollistaa poikkeustilanteiden hallinnan ilman, että prosessi katkeaa. Järjestelmä varmistaa, että sekä lähtevä että tuleva vuokralainen saavat ajantasaiset ohjeet avaimen palautuksesta ja noudosta, myös silloin, kun käytännön tilanteet poikkeavat suunnitellusta.

Yksinkertainen liitettävyys asiakkaan järjestelmiin

Kaikki tämä on rakennettu Livionin omaan järjestelmään, ja rajapinta on tehty mahdollisimman kevyeksi. Integraatioon tarvitaan vain tieto vuokrasopimusten alkamis- ja päättymisajoista. Lisäksi määritellään, mitkä automaatit palvelevat mitäkin asuntojen ryhmää, esimerkiksi postinumeron tai muun tunnisteen perusteella.

Olemme jo toteuttaneet integraatioita useisiin varaus- ja kiinteistöhallintajärjestelmiin, ja tulokset ovat olleet vakuuttavia: asiakkaat ovat pystyneet säästämään merkittävästi aikaa ja resursseja avainten hallinnassa.

Yhteenveto

Älykäs automaatio ja dynaaminen lokeronhallinta mahdollistavat sen, että avainten luovutukset ja palautukset voidaan hoitaa tehokkaasti kaikissa vuokraustoiminnan malleissa, niin lyhyt- kuin pitkäaikaisessa käytössä.