Dynamisk facktilldelning effektiviserar nyckelhanteringen vid långtidsuthyrning

Livions nyckelskåp är tillgängliga dygnet runt och automatiserar nyckelutlämning och -återlämning. Vid korttidsuthyrning är varje fack vanligtvis kopplat till en viss bostad. Eftersom gästerna byts ofta används facket flera gånger i månaden. Ett LivionKey30-nyckelskåp kan därför hantera tiotals eller till och med hundratals automatiska hämtningar och återlämningar varje månad. För många kunder innebär det att investeringen i automation snabbt betalar sig.

Utmaningen: långtidsuthyrning och stora bostadsbestånd

All uthyrningsverksamhet bygger inte på korta boendeperioder. Hos stora fastighetsägare och studentbostadsstiftelser kan samma hyresgäst ha en nyckel i månader eller till och med år. Då är det inte rimligt att avsätta ett fack permanent för varje bostad.

Livion identifierade utmaningen för flera år sedan och började utveckla en dynamisk lösning som använder den tillgängliga kapaciteten effektivare.

Dynamisk facktilldelning använder kapaciteten effektivt

LivionKey tar emot uppgifter om hyresavtalens start- och slutdatum från kundens fastighetssystem. Utifrån uppgifterna bokar systemet automatiskt ett ledigt fack för nyckelåterlämningen och skickar instruktioner via e-post eller sms om var och när hyresgästen ska lämna tillbaka nyckeln.

Vid behov skickar systemet också påminnelser, till exempel dagen före återlämningsdatumet. När en ny hyresgäst ska flytta in i samma bostad identifierar systemet detta automatiskt och meddelar var nyckeln kan hämtas.

Hantera undantag utan att bryta flödet

Automation fungerar bäst när alla följer den överenskomna processen. I praktiken uppstår ändå undantag. Ibland lämnas nycklar tillbaka direkt till kontoret i stället för till nyckelskåpet.

För dessa situationer har LivionKey Register flexibel hantering av förvaringsplatser. Nycklar kan flyttas mellan nyckelskåpet och manuell förvaring samtidigt som alla berörda hålls informerade.

Om en nyckel lämnas tillbaka till kontoret har förvaltaren två alternativ:

• Flytta nyckeln till nyckelskåpet i väntan på nästa hyresgäst, som hämtar den enligt den ursprungliga aviseringen.
• Förvara nyckeln på kontoret. Då ändras hämtningsplatsen, och nästa hyresgäst får automatiskt information om den nya platsen.

På så sätt kan undantag hanteras utan att processen avbryts. Systemet håller både avflyttande och inflyttande hyresgäster uppdaterade, även när verkligheten avviker från planen.

Enkel integration med kundens system

Hela flödet hanteras i Livions system. Ett enkelt API gör integrationen smidig. Det enda som behövs är hyresavtalens start- och sluttider samt information om vilka nyckelskåp som betjänar vilka bostadsgrupper, till exempel utifrån postnummer eller någon annan identifierare.

Livion har redan genomfört integrationer med flera boknings- och fastighetssystem. Kunderna har därmed minskat det manuella arbetet avsevärt och sparat värdefull tid och resurser i nyckelhanteringen.

Sammanfattning

Automatiserade flöden och dynamisk facktilldelning möjliggör effektiv och spårbar nyckelutlämning och -återlämning vid både korttids- och långtidsuthyrning.