Livion-Schlüsselschränke sind rund um die Uhr verfügbar und automatisieren die Schlüsselübergabe und -rückgabe. In der Kurzzeitvermietung ist jedes Fach normalerweise einer bestimmten Wohnung zugeordnet. Weil die Gäste häufig wechseln, wird das Fach mehrmals im Monat genutzt. Ein LivionKey30-Schlüsselschrank kann so jeden Monat Dutzende oder sogar Hunderte automatisierte Abholungen und Rückgaben abwickeln. Für viele Kunden rechnet sich die Investition in die Automatisierung dadurch schnell.
Die Herausforderung: Langzeitvermietung und große Wohnungsbestände
Nicht jeder Vermietungsbetrieb arbeitet mit kurzen Belegungszyklen. Bei großen Immobilienbetreibern und Studierendenwohnheimen bleibt ein Schlüssel oft Monate oder sogar Jahre bei derselben Person. Ein Fach dauerhaft einer einzelnen Wohnung zuzuordnen, wäre in diesem Fall nicht sinnvoll.
Livion hat diese Herausforderung bereits vor Jahren erkannt und eine dynamische Lösung entwickelt, die die vorhandene Kapazität effizient nutzt.
Dynamische Fachzuweisung nutzt die Kapazität effizient
LivionKey erhält aus dem Verwaltungssystem des Kunden die Start- und Enddaten der Mietverträge. Auf dieser Grundlage reserviert das System automatisch ein freies Fach für die Schlüsselrückgabe und sendet dem Mieter per E-Mail oder SMS Anweisungen, wo und wann der Schlüssel zurückzugeben ist.
Bei Bedarf verschickt das System Erinnerungen, zum Beispiel einen Tag vor dem Rückgabetermin. Steht der Einzug eines neuen Mieters in dieselbe Wohnung an, erkennt das System dies automatisch und teilt ihm mit, wo der Schlüssel zur Abholung bereitliegt.
💡 Beispiel
In einem Bestand mit 3.000 Wohnungen, in dem monatlich etwa 10 % der Mieter wechseln, lassen sich alle Übergaben mit rund 10 statt 100 Schlüsselschränken abwickeln. Ein Fach wird nur für die Dauer der Übergabe reserviert, nicht für die gesamte Mietzeit.
Ausnahmen flexibel bearbeiten
Automatisierung funktioniert am besten, wenn alle den vereinbarten Prozess einhalten. Im Alltag gibt es jedoch Ausnahmen. Manchmal werden Schlüssel direkt im Büro statt am Schlüsselschrank zurückgegeben.
Für solche Fälle bietet LivionKey Register eine flexible Verwaltung der Aufbewahrungsorte. Schlüssel können zwischen einem Schlüsselschrank und der manuellen Aufbewahrung verschoben werden, während alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand bleiben.
Wird ein Schlüssel im Büro zurückgegeben, hat der Betreiber zwei Möglichkeiten:
- Den Schlüssel in den Schlüsselschrank legen, wo er auf den nächsten Mieter wartet. Die Abholung erfolgt dann entsprechend der ursprünglichen Benachrichtigung.
- Den Schlüssel im Büro aufbewahren. In diesem Fall ändert sich der Abholort, und der nächste Mieter wird automatisch über den neuen Ort informiert.
So lassen sich Ausnahmen bearbeiten, ohne den Ablauf zu unterbrechen. Das System hält sowohl ausziehende als auch einziehende Mieter auf dem Laufenden, selbst wenn die tatsächliche Situation vom Plan abweicht.
Einfache Anbindung an Kundensysteme
Der gesamte Ablauf läuft im Livion-System. Eine schlanke API vereinfacht die Anbindung. Benötigt werden lediglich die Start- und Enddaten der Mietverträge sowie die Zuordnung, welche Schlüsselschränke welche Wohnungsgruppen bedienen, zum Beispiel anhand der Postleitzahl oder einer anderen Kennung.
Livion hat bereits Integrationen mit mehreren Buchungs- und Immobilienverwaltungssystemen umgesetzt. Kunden haben dadurch den manuellen Aufwand deutlich reduziert und wertvolle Zeit und Ressourcen im Schlüsselmanagement eingespart.
Zusammenfassung
Automatisierte Abläufe und eine dynamische Fachzuweisung ermöglichen effiziente, nachvollziehbare Schlüsselübergaben und -rückgaben in der Kurzzeit- und Langzeitvermietung.
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