L'attribution dynamique optimise la gestion des clés en location longue durée

Les armoires à clés Livion fonctionnent 24h/24 et automatisent la remise et le retour des clés. En location courte durée, chaque casier est généralement associé à un logement précis. Comme les locataires se succèdent fréquemment, le casier est utilisé plusieurs fois par mois. Une armoire LivionKey30 peut ainsi traiter chaque mois des dizaines, voire des centaines, de retraits et de retours automatisés. Pour de nombreux clients, l'investissement dans l'automatisation est alors rapidement rentabilisé.

Le défi : locations longue durée et grands portefeuilles immobiliers

Tous les modèles locatifs ne reposent pas sur des rotations fréquentes. Chez les grands propriétaires et les gestionnaires de résidences étudiantes, une même personne peut conserver une clé pendant des mois, voire des années. Dans ces cas, il est inutile de réserver en permanence un casier à chaque logement.

Livion a identifié ce défi il y a plusieurs années et a développé une solution dynamique pour optimiser l'utilisation des armoires.

L'optimisation intelligente des casiers maximise l'efficacité

Le système LivionKey reçoit du logiciel de gestion immobilière du client les dates de début et de fin des baux. À partir de ces informations, le système réserve automatiquement un casier disponible pour le retour de la clé. Il envoie ensuite au locataire, par e-mail ou SMS, les consignes indiquant où et quand la rendre.

Si nécessaire, le système envoie aussi des rappels (par exemple, la veille de la date prévue). Lorsqu'un nouveau locataire doit emménager dans le même logement, le système le détecte automatiquement et lui indique où récupérer la clé.

Gérer les exceptions en toute fluidité

L'automatisation est optimale lorsque chacun suit le processus prévu, mais dans la pratique, des exceptions se produisent. Il arrive notamment qu'une clé soit rendue directement au bureau plutôt que dans l'armoire.

Pour gérer ces situations, Livion a intégré une gestion flexible du stockage dans LivionKey Register. Cette fonctionnalité permet de transférer une clé d'une armoire à un stockage manuel, tout en gardant l'ensemble des parties informées.

Lorsqu'une clé est rendue au bureau, le système offre deux options au gestionnaire :

• Placer la clé dans l'armoire en attendant le prochain locataire, qui la récupérera selon la notification initiale.
• Conserver la clé au bureau. Le lieu de retrait change alors, et le prochain locataire est automatiquement informé du nouveau point de retrait.

Les exceptions sont ainsi traitées de manière fluide, sans interrompre le processus. Le système tient les locataires sortants et entrants informés, même lorsque la réalité diffère de ce qui était prévu.

Une intégration simple aux systèmes du client

L'ensemble du processus fonctionne de manière autonome dans le système Livion, avec une API légère qui simplifie l'intégration. Seules des informations de base sont nécessaires : les dates de début et de fin des baux, ainsi que les groupes de logements desservis par chaque armoire (par exemple, selon le code postal ou un autre identifiant).

Livion a déjà mis en place des intégrations avec plusieurs systèmes de réservation et de gestion immobilière. Les clients ont ainsi considérablement réduit le travail manuel, économisant un temps et des ressources précieux dans la gestion de leurs clés.

En résumé

L'automatisation intelligente et l'attribution dynamique des casiers garantissent des remises et retours de clés efficaces et traçables, aussi bien pour la location courte que longue durée.