Automatisk tildeling av rom i nøkkelautomaten forenkler langtidsutleie

Livions nøkkelautomater fungerer døgnet rundt og automatiserer utlevering og retur av nøkler. Ved korttidsutleie er hvert rom i automaten vanligvis reservert for en bestemt bolig. Fordi leietakerne byttes ofte, brukes rommet flere ganger i måneden. En LivionKey30-nøkkelautomat kan for eksempel håndtere flere titalls, eller hundrevis av, automatiske hentinger og returer hver måned. For mange kunder gjør dette det enkelt å velge automatisering, siden investeringen raskt betaler seg.

Utfordringen: langtidsutleie og store boligporteføljer

Ikke all utleie bygger på korte leieperioder. Hos store eiendomseiere og studentboligstiftelser kan samme leietaker ha en nøkkel i måneder eller år. Da gir det liten mening å reservere ett rom i automaten fast for hver bolig.

Livion identifiserte denne utfordringen for flere år siden og begynte å utvikle en dynamisk løsning for å utnytte automatene bedre.

Reserver rom i nøkkelautomaten etter behov

LivionKey mottar opplysninger om leieavtalenes start- og sluttdatoer fra kundens eiendomsforvaltningssystem. Ut fra disse opplysningene reserverer systemet automatisk et ledig rom for retur av nøkkelen. Leietakeren får en e-post eller SMS med beskjed om hvor og når nøkkelen skal returneres.

Ved behov sender systemet også påminnelser, for eksempel dagen før returfristen. Når en ny leietaker skal flytte inn i samme bolig, registrerer systemet dette automatisk og varsler den nye leietakeren om hvor nøkkelen kan hentes.

Håndter unntak uten å avbryte prosessen

Automatisering fungerer best når alle følger den avtalte prosessen. I praksis oppstår det likevel unntak. Noen ganger returneres nøklene direkte til kontoret i stedet for til automaten.

Derfor har LivionKey Register fleksibel håndtering av oppbevaringssteder. Nøkler kan flyttes mellom automaten og manuell oppbevaring, samtidig som alle involverte holdes informert.

Hvis en nøkkel returneres til kontoret, gir systemet den ansatte to alternativer:

• Flytte nøkkelen til automaten, der den venter på neste leietaker. Leietakeren henter den i tråd med det opprinnelige varselet.
• Beholde nøkkelen på kontoret. Da endres hentestedet, og neste leietaker får automatisk beskjed om det nye stedet.

Slik kan unntak håndteres uten at prosessen stopper. Systemet holder både utflyttende og innflyttende leietaker oppdatert, også når situasjonen avviker fra planen.

Enkel integrasjon med kundens systemer

Hele prosessen håndteres i Livions system, med et enkelt API som gjør integrasjonen lett å gjennomføre. Det trengs bare grunnleggende opplysninger: leieavtalenes start- og sluttidspunkt og hvilke automater som betjener hvilke boliggrupper, for eksempel basert på postnummer eller en annen identifikator.

Livion har allerede gjennomført integrasjoner med flere bookingsystemer og eiendomsforvaltningssystemer. Kundene har redusert det manuelle arbeidet betydelig og spart verdifull tid og ressurser på nøkkelhåndtering.

Oppsummering

Automatisering og tildeling av rom etter behov gir effektiv og sporbar utlevering og retur av nøkler ved både korttids- og langtidsutleie.