Rekisterinpitäjä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on (jäljempänä myös “Livion” tai “me”):

Livion Oy

Y-tunnus: 2417101-5 PL 10 67101 Kokkola SUOMI Sähköposti: asko.lamminen@livion.fi Puhelin: +358 400 919351 https://livion.fi https://livionkey.com

Mikäli sinulla on tietosuoja-asioita koskevia kysymyksiä tai pyyntöjä, voit ottaa meihin yhteyttä yllä olevia yhteystietoja käyttäen.

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaitamme (myös potentiaalisia asiakkaita), työntekijöitämme, työnhakijoita ja osakkeenomistajia koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti sopimus meidän ja asiakkaamme välillä sekä sopimuksen valmistelutoimet ja oikeutettu etumme.

• Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja palveluidemme tarjoamiseksi ja toimittamiseksi sekä sopimusvelvoitteiden täytäntöönpanemiseksi.

• Tämä pitää sisällään muun muassa normaalin asiakashallinnan ja -yhteydenpidon, projektien toteuttamisen, laskutuksen, perinnän, takuuasiat ja palautteiden käsittelyn.

• Voimme käsitellä myös potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja uusasiakashankintaa varten.

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti sopimus meidän ja Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -asiakkaan välillä sekä sopimuksen valmistelutoimet ja oikeutettu etumme.

• Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palvelujen tarjoamiseksi ja toimittamiseksi sopimuksen tehneille asiakkaille ja käyttäjille. Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palvelujen käyttö edellyttää käyttösopimuksen tekoa ja rekisteröintiä, henkilökohtaisten käyttäjätunnusten luomista ja käyttäjän tunnistautumista palvelua käytettäessä.

• Käsittelemme Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palveluihin liittyen henkilötietoja myös tuki- ja yhteydenottopyyntöjen yhteydessä.

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti oikeutettu etumme ja osin henkilön antama suostumus.

• Saatamme käsitellä henkilötietoja myös asiakasviestintään ja ilmoitusten tekemiseksi asiakkaillemme palveluitamme koskien.

• Voimme myös toteuttaa asiakastyytyväisyyskyselyitä, markkinatutkimuksia tai muita vastaavia kyselyitä.

• Käsittelemme henkilötietoja myös suoramarkkinoinnin toteuttamiseksi, mainonnan ja sisältöjen personoimiseksi ja asiakas- tai käyttäjäsegmenttien muodostamiseksi.

• Oikeutetun etumme perusteella voimme itse myös lähettää sinulle sähköpostimarkkinointia. Saatamme myös rajatuissa tilanteissa toteuttaa sähköistä suoramarkkinointia etukäteisen suostumuksesi perusteella, näin teemme joka tapauksessa sovellettavan lain sitä edellyttäessä. Antamasi suostumuksen voit kuitenkin peruuttaa milloin tahansa. Vaikka markkinointi ei edellyttäisi suostumusta, voit aina kuitenkin kieltää sinuun kohdistuvan suoramarkkinoinnin.

• Saatamme käyttää markkinoinnin ja asiakasviestinnän toteuttamisessa myös kolmansien osapuolten palveluja.

• Asiakkaiden antamia suosituksia tai asiakastarinoita saatamme julkaista antamasi suostumuksen perusteella.

• Käytämme myös yhteystietoja, kuten sähköpostiosoitteita, kohderyhmien muodostamiseen markkinoinnin kohdentamiseen käytettävissä järjestelmissä. Näitä kohderyhmiä voidaan käyttää esimerkiksi mainontaan eri verkkopalveluissa, kuten Googlessa. Käsittelemme henkilötietoja tätä tarkoitusta varten oikeutetun etumme perusteella, jotta voimme markkinoida tuotteitamme ja palveluitamme sekä viestiä asiakkaillemme ja potentiaalisille asiakkaillemme heille merkityksellisistä sisällöistä.

Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti oikeutettu etumme.

• Pyrimme jatkuvasti kehittämään palveluitamme. Tämä edellyttää palveluidemme käytön analysointia ja seuraamista. Tämä koskee erityisesti Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palvelua.

• Käsittelemme tietoa myös palvelun laadun parantamiseksi, teknisten ongelmien diagnosoimiseksi ja ratkaisemiseksi sekä tietoturvan varmistamiseksi.

• Saatamme käyttää myös kolmansien osapuolten palveluja palvelun käytön analysoinnissa ja seurannassa, esimerkiksi analytiikka- ja ohjelmistotyökaluja, ei henkilöitä.

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja oikeutettu etumme.

• Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki), oikeudellisiin vaateisiin vastaamiseksi tai sellaisten laatimiseksi, petosten estämiseksi ja selvittämiseksi taikka tuomioistuimen tai viranomaisen sitä edellyttäessä.

Näiden osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen (työsopimus) sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, toisinaan myös työntekijän tai työnhakijan antama suostumus.

• Käsittelemme henkilötietoja myös työnhaku- tai rekrytointitilanteissa ja normaalien henkilöstöhallinnollisten tehtävien hoitamiseksi. Tällaisia tehtäviä ovat muun muassa työsopimusvelvoitteiden täyttäminen, palkanmaksu, verotusasiat sekä työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.

• Rekrytoinneissa käsittelemme henkilötietoja pääasiassa sopimuksen valmistelemiseksi ja työnhakijan tai työntekijäehdokkaan suostumuksen perusteella.

• Työnhakijan antaman suostumuksen perusteella saamme ja käsittelemme myös työnhakijoihin liittyviä muilta kuin työnhakijalta itseltään saatuja henkilötietoja (esim. referenssit).

Käsittelemme pääasiassa asiakkaita ja työntekijöitä (ml. potentiaaliset asiakkaat ja työnhakijat) sekä osakkeenomistajia koskevia henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

• yhteyshenkilön tai käyttäjän (Livion Key, RoomRobot, Key Detector) nimi ja yhteystiedot sekä käyttäjätunnukset (Livion Key, RoomRobot, Key Detector);

• asema yrityksessä;

• tehdyt sopimukset;

• tarjoukset sekä käydyt sähköpostikeskustelut ja yhteydenpito;

• tuki- ja yhteydenottopyyntöjen yhteydessä annetut tiedot;

• laskutusta varten tarvittavat tiedot; ja

• markkinoinnin suostumukset ja/tai kiellot.

• nimi ja yhteystiedot;

• asema yrityksessä;

• koulutus;

• osaaminen;

• työhistoria;

• palkanmaksua ja ennakonpidätystä varten tarvittavat tiedot; ja

• tehdyt projektit.

• nimi ja yhteystiedot;

• osaaminen;

• työhistoria; ja

• ansioluettelo ja hakemus.

• nimi ja yhteystiedot;

• omistusosuudet.

• käyttäjän nimi ja yhteystiedot;

• käyttäjän syöttämät tiedot;

• mahdolliset kameran ottamat kuvat;

• toimintolokit;

• anonymisoidut käyttötilastot.

• käyttäjän nimi ja yhteystiedot;

• avaimen tunniste (esim. tunnusnumero);

• käyttäjän syöttämät tiedot;

• Wi-Fi-verkon tiedot;

• lämpötila-, kosteus- ja/tai hiilidioksidiarvot;

• liiketunnistus (onko liikettä vai ei);

• avainten tunnistus: ovatko avaimet asunnossa vai eivät (noin 10–15 metrin säteellä);

• käytetyn tiedonsiirron määrä;

• anonymisoidut käyttötilastot.

Keräämme asiakkaisiimme ja potentiaalisiin asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään sopimusta tehtäessä. Saatamme seurata ja analysoida verkkosivustomme käyttöä myös Google Analytics -palvelun tai muiden vastaavien analytiikkapalvelujen avulla. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, mutta se koskee pääasiassa asiakasyrityksiä, ei henkilöitä. Uusasiakashankinnassa potentiaalisia asiakkaita koskevia tietoja saadaan myös tapahtumista, seminaareista, yritysten verkkosivuilta, LinkedIn-palvelusta tai myyntiliidipalvelujen kautta. Lisäksi saatamme saada tietoja muista ulkopuolisista tai julkisista lähteistä ja rekistereistä.

Keräämme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään tai hänen suostumuksellaan muista lähteistä (esim. LinkedIn-palvelusta sekä henkilö- ja soveltuvuustestien tuloksista). Osa tiedoista syntyy työsuhteen aikana. Työntekijöitä koskevia tietoja saatetaan saada myös veroviranomaisilta sekä työeläke- ja vakuutusyhtiöiltä.

Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palveluihin liittyvät käyttötiedot kerätään palvelun käytön yhteydessä.

Henkilötietoja käsittelee palveluksessamme oleva henkilöstö tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin työtehtäviä suorittaessaan. Pääsyä tietoihin saatetaan rajata myös asiakas- tai projektikohtaisesti. Henkilöstöasioissa pääsyä tietoihin on rajattu asiakastietoja enemmän. Saatamme luovuttaa henkilötietoja myös alihankkijoillemme ja palveluntarjoajillemme, joille olemme joltain osin ulkoistaneet henkilötietojen tallentamista tai käsittelyä (esim. pilvitallennuspalvelut; sähköpostimarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteuttamisen pilvipalvelut; taloushallinto, laskutus, ja maksupalvelut). Tällaiset palveluntarjoajat toimivat sopimussuhteessa meihin, eikä heillä yleensä ole oikeutta käyttää tietoja muihin tarkoituksiin kuin meidän hyväksemme. Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palveluissa henkilötietoja käsittelee ainoastaan henkilöstömme. Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka mikäli henkilö on antanut suostumuksensa tietojen luovuttamiseen (esim. osaamistietojen toimittaminen asiakkaalle). Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa liiketoiminta- tai yritysjärjestelyssä.

Henkilötietoja käsitellään pääasiassa EU:n alueella. Koska tiedot tallennetaan pääosin sähköisessä muodossa, jotkin käyttämämme pilvipalvelut voivat kuitenkin sijaita EU:n ulkopuolella (esim. Google Cloud). Jos henkilötietoja siirretään EU:n ulkopuolelle, varmistamme, että siirto perustuu soveltuvaan Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin. Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palveluissa henkilötiedot sijaitsevat EU:n alueella.

Livion voi toimia myös henkilötietojen käsittelijänä asiakkailleen, jotka ovat rekisterinpitäjiä. Näin on erityisesti Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palveluissa. Asiakas on tällöin rekisterinpitäjä, kun se päättää, mitä tietoja palveluun tallennetaan ja miten niitä käytetään. Livion käsittelee näitä tietoja vain kyseisen asiakkaan hyväksi, kirjallisten sopimusten perusteella ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin niiden käyttötarkoitus edellyttää tai sopimus tai laki vaatii. Säilytysajat voivat vaihdella tietojen käyttötarkoituksen ja tilanteen mukaan. Säilytysaikoja voi määrittää myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito- ja verolainsäädäntö sekä työsopimuslaki). Jos suostumus oli henkilötietojen käsittelyn ainoa peruste, tiedot voidaan poistaa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa. Saatamme myös päivittää tietoja aika ajoin. Livion Key -käyttäjien tietoja säilytetään niin kauan kuin voimassa oleva sopimus on olemassa. Tämän jälkeen tiedot poistetaan pääsääntöisesti viimeistään vuoden kuluessa sopimuksen päättymisestä. Teknisistä syistä ja tietojen säilytystarpeiden vuoksi joitakin tietoja saatetaan säilyttää varmuuskopioissamme myös tämän jälkeen.

Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palveluihin liittyvät käyttö- ja tapahtumatiedot poistetaan tai anonymisoidaan viimeistään vuoden kuluttua niiden keräämisestä.

Henkilötiedot tallennetaan pääasiassa sähköisessä muodossa ja suojataan alan yleisten standardien ja käytäntöjen mukaisesti. Käsittelemme ja säilytämme henkilötiedot luottamuksellisina. Pääsyä henkilötietoihin suojataan myös henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja käyttöoikeuksilla. Myös toimitilamme ovat turvalliset ja suojatut.

Potentiaalisten asiakkaiden ja työnhakijoiden ei ole pakko antaa meille henkilötietojaan. Jos emme kuitenkaan saa riittäviä tietoja, emme välttämättä pysty käsittelemään heidän pyyntöään tai työhakemustaan. Sopimusta tehtäessä tarvitsemme tietyt vähimmäistiedot sopimuksen tekemistä ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä varten. Livion Key, RoomRobot ja Key Detector -palvelujen käyttäjien on annettava meille tietyt vähimmäistiedot, sillä palvelujen käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätiliä ja käyttäjän tunnistamista. Työsuhteissa tarvitsemme henkilötietoja sopimusvelvoitteiden ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Käyttäjätietojen hallinta (Livion Key, RoomRobot ja Key Detector): Livion Key -käyttäjät voivat kirjautua palveluun, tarkastella osaa heistä tallennetuista tiedoista ja mahdollisesti päivittää niitä. Suostumuksen peruuttaminen: Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi käyttämällä edellä annettuja yhteystietoja. Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja tietää, mitä tietoja meillä on sinusta. Lisäksi sinulla on oikeus saada laissa määritellyt täydentävät tiedot henkilötietojesi käsittelystä. Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Oikeus kieltää suoramarkkinointi: Sinulla on oikeus pyytää, ettei henkilötietojasi käsitellä suoramarkkinointia varten. Voit tehdä pyynnön käyttämällä edellä annettuja yhteystietoja. Oikeus vastustaa käsittelyä: Jos käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun tai oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä siltä osin kuin käsittelylle ei ole muuta merkittävää, oikeutesi syrjäyttävää perustetta tai käsittely ei ole tarpeen oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi. Huomaa, että tällaisessa tilanteessa emme välttämättä enää pysty palvelemaan sinua. Oikeus rajoittaa käsittelyä: Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus vaatia meille antamiesi tietojen siirtämistä toiselle palveluntarjoajalle yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi edellä annettujen yhteystietojen avulla. Huomaa, että meidän on varmistettava henkilöllisyytesi. Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit aina myös tehdä ilmoituksen valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle.

Käytämme verkkosivustollamme evästeitä ja kolmansien osapuolten sovelluksia tarjotaksemme kävijöille mahdollisimman hyvän käyttökokemuksen, analysoidaksemme verkkosivustomme käyttöä ja ylläpitääksemme verkkopohjaisia ohjelmistojamme ja palvelujamme. Käytämme niitä myös sisällön ja mainonnan kohdentamiseen verkkosivustollamme tai kolmansien osapuolten kanavissa, kuten hakukoneissa ja sosiaalisessa mediassa.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan verkkosivuston käyttäjän tietokoneelle. Ne sisältävät pienen määrän käyttäjään ja verkkosivustoon liittyvää tietoa. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten verkkosivustoamme käytetään. Voimme käyttää evästeitä verkkosivustomme ja palveluidemme kehittämiseen, sivuston käytön analysointiin sekä markkinoinnin kohdentamiseen ja tehostamiseen. Jos et halua vastaanottaa evästeitä, voit asettaa selaimesi estämään ne. Tämä tehdään yleensä selaimen asetuksissa valitsemalla yksityisen selauksen tilan tai incognito-tilan. Voit myös aika ajoin poistaa laitteellesi tallennetut evästeet. Huomaa, että useimmat selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti. Jos estät evästeet, jotkin verkkosivustomme palvelut eivät välttämättä toimi oikein. Evästeiden sisältämien tietojen perusteella ei yleensä voi tunnistaa henkilöä tai verkkosivuston käyttäjää. Jos olet kuitenkin aiemmin rekisteröitynyt verkkosivustomme käyttäjäksi tai meillä on muuten jo henkilötietojasi, evästetiedot voidaan yhdistää näihin tietoihin. Siksi evästeiden sisältämät tiedot voidaan joskus katsoa henkilötiedoiksi.

Kun käytät verkkosivustoamme, saatamme käyttää kolmansien osapuolten sovelluksia. Tietyt ulkopuoliset palveluntarjoajat saattavat tallentaa laitteellesi evästeitä verkkosivuston ja markkinoinnin analysointia ja kehittämistä sekä sisällön ja mainonnan kohdentamista varten. Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi YouTube, Google Analytics, Facebook ja muut vastaavat palveluntarjoajat ja mainosverkostot. Jotkin niistä saattavat sijaita EU:n ulkopuolella. Lisätietoja näiden palveluntarjoajien eväste- ja tietosuojakäytännöistä löydät niiden verkkosivustoilta. Emme vastaa niiden tietojenkäsittelykäytännöistä.

Saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta, kun toimintamme muuttuu tai kehittyy. Myös lainsäädännön muutokset voivat edellyttää selosteen päivittämistä. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Käy siksi tällä sivulla ja tutustu selosteeseen aika ajoin.