Geautomatiseerd sleutelbeheer voor studentenhuisvesting
Verminder wachtrijen bij de sleuteluitgifte en laat studenten hun sleutels dag en nacht zelfstandig ophalen en inleveren.
Uitdagingen
Verhuispieken overbelasten de klantenservice
Verhuispieken in de studentenhuisvesting kunnen intens zijn. Als honderden bewoners rond dezelfde tijd verhuizen, loopt handmatig sleutelbeheer al snel vast.
Piekdrukte bij semesterstart en aan het einde van de maand
Aan het einde van de maand en bij de start van een semester moeten soms honderden sleutels op dezelfde dagen worden uitgegeven. Wachtrijen groeien, de klantenservice raakt overbelast en handmatige sleuteluitgifte gaat ten koste van ander servicewerk.
Laat bewoners hun sleutels 24/7 zelfstandig ophalen en inleveren
- De vertrekkende bewoner levert de sleutel in bij een sleutelautomaat. De nieuwe bewoner kan die daar met een eigen pincode ophalen op een moment dat hem of haar uitkomt.
Uitzonderingen soepel afhandelen
Sleutels worden niet altijd volgens de instructies ingeleverd. Als een sleutel bij de klantenservice wordt ingeleverd in plaats van bij een sleutelautomaat, wordt het geautomatiseerde proces onderbroken en ontstaat onnodig uitzoekwerk.
Uitzonderingen afhandelen zonder extra uitzoekwerk
- Medewerkers kunnen de locatie van de sleutel met één klik bijwerken. De nieuwe bewoner ontvangt aangepaste ophaalinstructies, of de sleutel kan naar een sleutelautomaat worden verplaatst zodat het proces verder kan gaan.
Te late inleveringen bijhouden
Als sleutels te laat worden ingeleverd, kan de verhuizing van de volgende bewoner vertraging oplopen. Handmatig bijhouden welke sleutels nog moeten worden ingeleverd en bewoners bellen om hen daaraan te herinneren kost de klantenservice waardevolle tijd.
Automatische herinneringen om sleutels in te leveren
- Het systeem bewaakt de inlevertermijnen en verstuurt automatische herinneringen via sms en e-mail. De gebeurtenisgeschiedenis van sleutels maakt het makkelijker om uitzonderingen op te lossen.
Onze oplossing
Software, sleutelautomaten en integraties in één proces
LivionKey combineert beheersoftware, ruimtebesparende sleutelautomaten en systeemintegraties. Het volledige proces houdt het ophalen, inleveren en afhandelen van uitzonderingen onder controle, ook op de drukste verhuisdagen.
Software: inzicht in realtime en afhandeling van uitzonderingen
Automatisering regelt het standaard ophalen en inleveren zonder handmatig werk. Medewerkers kunnen de situatie in realtime volgen en uitzonderingen flexibel via de gebruikersinterface oplossen.
Hardware: sleutelvakken gebruiken wanneer ze nodig zijn
U hebt geen sleutelvak voor elke woning nodig. De capaciteit van de sleutelautomaten wordt afgestemd op het aantal verhuizingen. Het systeem reserveert automatisch beschikbare vakken voor het ophalen en inleveren van sleutels.
Integraties: gegevens rechtstreeks uit het verhuurbeheer
Koppel LivionKey aan het systeem waarin bewoners, huurovereenkomsten en verhuisdatums worden beheerd. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om het inleveren te plannen en ophaalcodes te versturen.
Processen
Kies het juiste proces
Bekijk de oplossingen voor sleutelbeheer die zijn ontwikkeld voor studentenhuisvesting.
Bewonerswisselingen
Automatiseer de sleuteluitgifte en het inleveren van sleutels bij bewonerswisselingen. Pincodes worden volgens planning verstuurd en bij elke inlevering worden een foto, tijdstip en gebruikersgegevens vastgelegd.
Toegang voor aannemers en onderhoudsteams
Geef onderhoudsteams en aannemers pincodes voor het juiste pand, met een geplande geldigheidsperiode. Sleutels hoeven niet meer bij het centrale kantoor te worden opgehaald en alle gebeurtenissen worden in het systeem vastgelegd.
Gecontroleerde digitale sleuteloverdracht
Regel de sleuteloverdracht zonder papier, ook via de klantenservice. Met LivionKey Register ondertekent de bewoner de sleutelovereenkomst op de eigen telefoon.
Klaar voor een soepeler verhuisseizoen?
LivionKey vermindert wachtrijen bij de sleuteluitgifte en handmatig werk. Laten we bespreken hoe u het sleutelbeheer voor uw panden kunt automatiseren.