Hvem har nytte av automatisert nøkkelhåndtering?

Mange nøkler og hyppige utleveringer gir ulike behov

Når det er mange nøkler, må man vite hvilke nøkler som er levert ut til hvem, når det skjedde, og når de skal leveres tilbake. Hendelsene må registreres slik at man kan gå tilbake og se hva som har skjedd. Opplysningene finnes kanskje allerede i et system, men de ansatte må likevel følge opp returene. Oppfølgingen blir enklere når systemet minner brukeren på returfristen på forhånd og fortsetter å sende påminnelser hvis nøkkelen ikke leveres tilbake. Ved behov varsler det også den nøkkelansvarlige om forsinkelsen.

På den andre siden kan selv noen få nøkkelutleveringer skape mye arbeid hvis hver henting må avtales og noen må være til stede.

Hvis oppfølgingen tar mest tid, kan man begynne med et nøkkelregister. Hvis problemet er å organisere henting og retur, gjør en nøkkelautomat utleveringen enklere. Ofte trengs begge deler.

Det er ikke alltid nødvendig med et eget rom i automaten for hver nøkkel. Størrelsen og antallet automater avhenger av hvor mange nøkler som må være i dem samtidig, altså hvor mange hentinger og returer som må håndteres på én gang. Med automatisk tildeling av rom reserveres et rom for henting eller retur og blir ledig for neste bruk etter hentingen. Nøkler som er hos brukerne, følges opp i registeret.

Nøkkelautomaten som en del av det daglige arbeidet

Det er lett å tenke på en nøkkelautomat som et skap der man bare oppbevarer nøkler. Med Livions automater kan nøkler leveres ut både til egne ansatte og til kunder, beboere, gjester og entreprenører. Som støtte for hendelseshistorikken kan det lagres bilder av brukeren og av rommet i automaten før og etter hvert besøk. Bildene gjør det mulig å kontrollere i etterkant hva som ble levert tilbake til eller tatt ut av rommet.

Utlevering og oppfølging av nøkler må passe inn i kundens øvrige arbeid. Hver bransje har rutiner som en utenforstående ikke ser med en gang. Vi kan ikke forvente at kunden legger om alt for å tilpasse seg automaten. Det er vår jobb å forstå rutinene og tilpasse programvaren og integrasjonene til dem.

Informasjon om at en nøkkel er hentet eller levert tilbake, kan også sette i gang neste arbeidsoppgave. Ved korttidsutleie kan systemet for eksempel varsle renholds- eller vedlikeholdspersonalet så snart nøkkelen er levert tilbake. Arbeidet kan da starte uten at noen må bekrefte separat at gjesten har reist, og boligen blir raskere klar for neste gjest.

Behovene varierer fra bransje til bransje:

• Hoteller og ferieboliger: Når LivionKey er koblet til bookingsystemet, kan PIN-koden sendes automatisk. En gjest som ankommer sent, får nøkkelkortet eller nøkkelen sin uten at noen må vente på vedkommende.
• Bilservice: Biler kan leveres og hentes utenom åpningstidene. Med en betalingsintegrasjon kan PIN-koden sendes først når servicen er betalt.
• Eiendomsforvaltning: En beboer som flytter inn i helgen, eller en vedlikeholdstekniker som kommer tidlig, kan hente nøkler som er lagt klare, uten å avtale et eget møte.
• Låsesmeder: Det er mange nøkler, og personlig utlevering er en stor del av den daglige kundeservicen. Arbeidsflyten i LivionKey Register er optimalisert for personlig utlevering. En nøkkelautomat kan enkelt ta over noen av utleveringene.
• Kritisk infrastruktur: Nøkler som trengs til vedlikehold, kan oppbevares på stedet eller i nærheten. Vedlikeholdsteknikeren får en PIN-kode for å hente nøklene til avtalt tid.
• Helsevesen: En ny ansatt eller vikar kan hente nøkler som er gjort klare på forhånd, uavhengig av administrasjonens arbeidstid.
• Industri og produksjon: Under en vedlikeholdsstans trenger mange entreprenører nøkler samtidig. Faste samarbeidspartnere trenger også nøkler når de besøker de aktuelle anleggene. Utleveringer som er klargjort på forhånd, reduserer køene, og PIN-kodens gyldighet kan begrenses til tiden arbeidet pågår.
• Byer og kommuner: Når nøkkelutleveringen kobles til systemet for bestilling av lokaler, kan brukerne hente nøkkelen til et idrettslokale i tråd med tiden de har bestilt, også på kvelder og i helger. Midlertidige ansatte og samarbeidspartnere kan også hente og returnere nøkler etter behov i arbeidet.

Utleveringsmåten kan tilpasses situasjonen: Den samme nøkkelen kan leveres ut personlig eller legges i automaten for henting. Integrasjonen kan utvikles av Livion eller av kunden selv.

Endringen trenger en ansvarlig

En bedrift som starter ny virksomhet, kan planlegge for automatisert nøkkelhåndtering fra starten av. I en etablert organisasjon er det lurt å planlegge endringen sammen med de ansatte: De vet hva som fungerer, og hvordan unntak håndteres. Jo mer villig organisasjonen er til å se nærmere på egne rutiner, desto mer kan den få ut av automatiseringen.

Endringen må ha én ansvarlig person i organisasjonen. Personen må ønske å drive arbeidet fremover. Det krever også støtte fra ledelsen, tid og myndighet til å avtale rutiner. Livion og våre forhandlerpartnere kan hjelpe med innføringen. Organisasjonens egen ansvarlige sørger for at den avtalte arbeidsmåten faktisk tas i bruk, og følger opp om den gjør arbeidet enklere.

Mange begynner med én automat for et valgt bruksområde. Det er lurt å følge opp piloten og avtale når erfaringene skal gjennomgås. Avhengig av organisasjonens behov og daglige drift kan piloten følges opp og vurderes jevnlig, for eksempel én gang i måneden. Hvordan har systemet blitt brukt? Hvordan har det gjort arbeidet enklere, spart tid, bidratt til bedre tidsbruk eller forbedret kundeservicen? Hvilke endringer i arbeidsmåten eller andre tiltak trengs fortsatt? Den ansvarlige sørger for at erfaringene også brukes til å avgjøre veien videre.

En vellykket endring merkes i en vanlig arbeidsdag. Nøklene er tilgjengelige til avtalt tid, man vet hvem som har dem, og de ansatte bruker mindre tid på å avtale hentinger og etterlyse nøkler som ikke er levert tilbake.