Für wen lohnt sich automatisiertes Schlüsselmanagement?

Viele Schlüssel oder viele Übergaben?

Bei vielen Schlüsseln muss klar sein, wer welche Schlüssel wann erhalten hat und wann sie zurückgegeben werden müssen. Übergaben und Rückgaben müssen dokumentiert sein, damit sie sich auch später nachvollziehen lassen. Die Daten sind vielleicht schon in einem System erfasst, doch die Mitarbeitenden müssen sich weiterhin selbst um ausstehende Rückgaben kümmern. Das wird einfacher, wenn das System die Nutzer vor dem Rückgabetermin erinnert und weitere Erinnerungen verschickt, falls ein Schlüssel nicht rechtzeitig zurückkommt. Bei Bedarf informiert es auch die für die Schlüssel zuständige Person über die verspätete Rückgabe.

Auch wenige Schlüsselübergaben können viel Arbeit verursachen, wenn jede Abholung abgestimmt werden muss und jemand für die Übergabe vor Ort sein muss.

Wenn die Nachverfolgung den größten Aufwand verursacht, kann ein Schlüsselregister der erste Schritt sein. Liegt das Problem bei der Organisation von Abholungen und Rückgaben, erleichtert ein Schlüsselschrank die Übergaben. Oft braucht es beides.

Nicht jeder Schlüssel braucht immer ein eigenes Fach. Größe und Anzahl der Schränke richten sich danach, wie viele Schlüssel gleichzeitig darin sein müssen, also wie viele Übergaben und Rückgaben gleichzeitig anstehen. Bei der automatischen Fachreservierung wird ein Fach für eine Abholung oder Rückgabe reserviert und nach der Abholung für den nächsten Vorgang freigegeben. Schlüssel, die bei den Nutzern sind, werden im Register nachverfolgt.

Den Schlüsselschrank in den Arbeitsalltag einbinden

Bei einem Schlüsselschrank denkt man zunächst vielleicht nur an die Aufbewahrung von Schlüsseln. Livions Schlüsselschränke ermöglichen jedoch auch die Übergabe an Kunden, Bewohner, Gäste und externe Dienstleister, ebenso wie an die eigenen Mitarbeitenden. Zusätzlich zum Ereignisprotokoll können Fotos des Nutzers sowie des Fachs vor und nach jedem Vorgang gespeichert werden. So lässt sich später prüfen, was in das Fach zurückgelegt oder daraus entnommen wurde.

Schlüsselübergabe und Nachverfolgung müssen zu den übrigen Arbeitsabläufen passen. In jeder Branche gibt es Routinen, die Außenstehende nicht sofort erkennen. Wir können nicht erwarten, dass Kunden ihre gesamten Abläufe am Gerät ausrichten. Unsere Aufgabe ist es, diese Routinen zu verstehen und Software und Integrationen darauf abzustimmen.

Die Information, dass ein Schlüssel abgeholt oder zurückgegeben wurde, kann auch den nächsten Arbeitsschritt auslösen. In der Kurzzeitvermietung kann das System beispielsweise das Reinigungs- oder Instandhaltungsteam benachrichtigen, sobald der Schlüssel zurückgegeben wurde. Die Arbeiten können dann beginnen, ohne dass die Abreise des Gastes separat bestätigt werden muss. So ist die Unterkunft früher für den nächsten Gast bereit.

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Branche:

• Hotels und Ferienunterkünfte: Ist LivionKey mit dem Buchungssystem verbunden, kann der PIN-Code automatisch verschickt werden. Auch bei später Anreise erhält der Gast seine Schlüsselkarte oder seinen Schlüssel, ohne dass jemand auf ihn warten muss.
• Kfz-Service: Fahrzeuge können außerhalb der Öffnungszeiten abgegeben und abgeholt werden. Ist die Bezahlung in den Ablauf integriert, kann der PIN-Code erst dann verschickt werden, wenn die Werkstattrechnung bezahlt ist.
• Immobilienverwaltung: Ein Bewohner, der am Wochenende einzieht, oder ein Servicetechniker, der früh eintrifft, kann die bereitgelegten Schlüssel abholen, ohne einen separaten Übergabetermin zu vereinbaren.
• Schlüsseldienste: Es gibt viele Schlüssel, und persönliche Übergaben gehören zum täglichen Kundenservice. Der Übergabeablauf in LivionKey Register ist dafür optimiert. Ein Schlüsselschrank kann unkompliziert einen Teil dieser Übergaben übernehmen.
• Kritische Infrastruktur: Schlüssel für Instandhaltungsarbeiten können am Einsatzort oder in der Nähe aufbewahrt werden. Der Servicetechniker erhält einen PIN-Code, um die Schlüssel zur vereinbarten Zeit abzuholen.
• Gesundheitswesen: Neue Mitarbeitende oder Aushilfen können die vorab bereitgelegten Schlüssel unabhängig von den Arbeitszeiten der Verwaltung abholen.
• Industrie und Fertigung: Während eines Wartungsstillstands benötigen viele externe Dienstleister gleichzeitig Schlüssel. Auch feste Partner brauchen Schlüssel für ihre Einsätze an den jeweiligen Standorten. Vorbereitete Übergaben verkürzen die Warteschlangen, und die Gültigkeit des PIN-Codes lässt sich auf die Dauer der Arbeiten begrenzen.
• Städte und Kommunen: Wird die Schlüsselübergabe mit dem Raumbuchungssystem verbunden, können Nutzer den Schlüssel zur Sporthalle passend zu ihrer gebuchten Zeit abholen, auch abends und am Wochenende. Auch Aushilfskräfte und Kooperationspartner können Schlüssel entsprechend ihren Arbeitsaufträgen abholen und zurückgeben.

Die Art der Übergabe lässt sich an die Situation anpassen: Derselbe Schlüssel kann persönlich übergeben oder im Schlüsselschrank zur Abholung bereitgelegt werden. Die Integration kann Livion oder der Kunde selbst umsetzen.

Veränderung braucht eine verantwortliche Person

Ein Unternehmen, das neu startet, kann die Automatisierung des Schlüsselmanagements von Anfang an einplanen. In einer etablierten Organisation lohnt es sich, die Umstellung gemeinsam mit den Mitarbeitenden zu planen: Sie wissen, was funktioniert und wie Ausnahmen gehandhabt werden. Je offener eine Organisation dafür ist, ihre bisherigen Abläufe zu hinterfragen, desto mehr kann sie von der Automatisierung profitieren.

Die Umstellung braucht eine verantwortliche Person innerhalb der Organisation. Diese Person muss sie vorantreiben wollen. Sie braucht außerdem die Unterstützung der Geschäftsleitung, Zeit und die Befugnis, neue Abläufe zu vereinbaren. Livion und unsere Vertriebspartner können bei der Einführung helfen. Die verantwortliche Person im Unternehmen sorgt dafür, dass die vereinbarten Abläufe im Alltag umgesetzt werden, und prüft, ob sie die Arbeit erleichtern.

Viele beginnen mit einem Schlüsselschrank für einen ausgewählten Einsatzbereich. Es lohnt sich, den Pilotbetrieb zu begleiten und zu vereinbaren, wann die Erfahrungen ausgewertet werden. Je nach Bedarf und Betriebsabläufen können die Nutzung und die bisherigen Erfahrungen während der Pilotphase regelmäßig überprüft werden, zum Beispiel monatlich. Wie wurde das System genutzt? Wie hat es die Arbeit erleichtert, Zeit gespart, geholfen, die verfügbare Zeit besser zu nutzen, oder den Kundenservice verbessert? Welche Änderungen an den Abläufen oder Korrekturmaßnahmen sind noch sinnvoll? Die verantwortliche Person sorgt dafür, dass auf Grundlage der Erfahrungen auch über die nächsten Schritte entschieden wird.

Ob die Umstellung gelungen ist, zeigt sich im Arbeitsalltag: Die Schlüssel sind zur vereinbarten Zeit verfügbar, es ist klar, wer sie gerade hat, und die Mitarbeitenden verbringen weniger Zeit damit, Abholungen zu organisieren und ausstehende Rückgaben zu klären.