Ketkä hyötyvät avaintenhallinnan automatisoinnista?

Avainten määrä ja liike kertovat eri tarpeista

Kun avaimia on paljon, pitää tietää, mitä avaimia on annettu kenellekin, milloin ne on luovutettu ja milloin ne pitää palauttaa. Näistä tapahtumista on jäätävä historia, johon voi palata myöhemmin. Tiedot voivat jo löytyä järjestelmästä, mutta palautusten seuraaminen jää silti henkilökunnalle. Seuranta helpottuu, kun järjestelmä muistuttaa käyttäjää ennen palautuspäivää ja jatkaa muistutuksia, jos avain jää palauttamatta. Tarvittaessa se ilmoittaa viivästyksestä myös avaimista vastaavalle henkilölle.

Toisaalta jo muutama avainluovutus voi työllistää paljon, jos jokaisesta noudosta pitää sopia ja jonkun on oltava paikalla.

Jos eniten työtä teettää seuranta, voi aloittaa avainrekisteristä. Jos ongelmana on noutojen ja palautusten järjestäminen, avainautomaatti helpottaa asiointia. Usein tarvitaan molempia.

Jokaiselle avaimelle ei aina tarvita omaa lokeroa. Automaattien koko ja määrä riippuvat siitä, kuinka monta avainta niissä pitää olla yhtä aikaa eli kuinka paljon avainten luovutus- ja vastaanottotarpeita on samanaikaisesti. Automaattisessa lokerovarauksessa lokero varataan noutoa tai palautusta varten ja vapautuu noudon jälkeen seuraavaan käyttöön. Käyttäjillä olevia avaimia seurataan rekisterissä.

Avainautomaatti osaksi päivittäistä työtä

Avainautomaatti on helppo mieltää kaapiksi, jossa vain säilytetään avaimia. Livionin automaateilla avaimia voidaan luovuttaa oman henkilöstön lisäksi asiakkaille, asukkaille, majoittujille ja urakoitsijoille. Tapahtumahistorian tueksi voidaan tallentaa kuvia käyttäjästä sekä lokerosta ennen asiointia ja sen jälkeen. Kuvista voi jälkikäteen tarkistaa, mitä lokeroon on palautettu tai mitä sieltä on otettu.

Avainten luovutuksen ja seurannan pitää sopia asiakkaan muuhun työhön. Jokaisella toimialalla on käytäntöjä, joita ulkopuolinen ei heti näe. Emme voi odottaa, että asiakas järjestää kaiken uudelleen laitteen ehdoilla. Meidän on ymmärrettävä nämä käytännöt ja sovitettava ohjelmisto ja integraatiot niiden mukaan.

Tieto avaimen noudosta tai palautuksesta voi myös käynnistää seuraavan työvaiheen. Esimerkiksi lyhytaikaismajoituksessa järjestelmä voi ilmoittaa avaimen palautuksesta heti siivoojille tai huollolle, ja työt voivat alkaa ilman erillistä varmistusta vieraan lähdöstä. Näin huoneisto saadaan nopeammin valmiiksi seuraavalle vieraalle.

Tarpeet vaihtelevat toimialoittain:

• Hotellit ja loma-asunnot: Varausjärjestelmään liitetty LivionKey voi toimittaa PIN-koodin automaattisesti. Myöhään saapuva vieras saa avainkorttinsa tai avaimensa ilman, että jonkun pitää odottaa häntä.
• Autohuolto: Auton voi tuoda ja noutaa aukioloaikojen ulkopuolella. Maksuintegraatiolla PIN-koodi voidaan lähettää vasta huollon maksamisen jälkeen.
• Kiinteistöt ja isännöinti: Viikonloppuna muuttava asukas tai aikaisin tuleva huoltohenkilö voi noutaa valmiiksi jätetyt avaimet ilman erillistä tapaamista.
• Lukkoliikkeet: Avaimia on paljon, ja henkilökohtaiset luovutukset ovat iso osa päivittäistä asiakaspalvelua. LivionKey Registerin työnkulku on optimoitu henkilökohtaisiin luovutuksiin. Avainautomaatin voi helposti ottaa hoitamaan osan niistä.
• Kriittinen infrastruktuuri: Huoltoon tarvittavat avaimet voidaan säilyttää kohteessa tai sen lähellä. Huoltohenkilö saa PIN-koodin, jolla hän voi noutaa avaimet sovittuna aikana.
• Terveydenhuolto: Uusi työntekijä tai sijainen voi noutaa etukäteen valmistellut avaimensa hallinnon työajoista riippumatta.
• Teollisuus ja valmistus: Huoltoseisokissa monet urakoitsijat tarvitsevat avaimet yhtä aikaa tai vakiokumppanit tekevät käyntejä tarvittavissa kohteissa. Etukäteen valmistellut luovutukset vähentävät jonotusta, ja PIN-koodin voimassaolon voi rajata työn ajaksi.
• Kaupungit ja kunnat: Kun avainten luovutus yhdistetään tilavarausjärjestelmään, käyttäjä voi noutaa liikuntatilan avaimen varaamansa vuoron mukaisesti myös iltaisin ja viikonloppuisin. Myös keikkatyöntekijät ja yhteistyökumppanit voivat hakea ja palauttaa avaimet työtehtäviensä mukaan.

Luovutustavan voi valita tilanteen mukaan: saman avaimen voi antaa henkilökohtaisesti tai jättää automaattiin noudettavaksi. Integraation voi toteuttaa Livion tai asiakas itse.

Muutos tarvitsee vastuuhenkilön

Uutta toimintaa aloittava yritys voi suunnitella avaintenhallinnan automatisoiduksi alusta asti. Vakiintuneessa organisaatiossa muutosta kannattaa suunnitella työntekijöiden kanssa: he tietävät, mikä toimii ja miten poikkeukset hoidetaan. Mitä valmiimpi organisaatio on tarkastelemaan omia käytäntöjään, sitä enemmän se voi hyötyä automaatiosta.

Muutoksella pitää olla yksi vastuuhenkilö organisaation sisällä. Hänellä pitää olla halu viedä asiaa eteenpäin. Hän tarvitsee myös johdon tuen, aikaa ja valtuudet sopia käytännöistä. Livion ja jälleenmyyjäkumppanimme voivat auttaa käyttöönotossa. Oman organisaation vastuuhenkilö huolehtii siitä, että sovittu tapa myös otetaan käyttöön, ja seuraa, helpottaako se työtä.

Moni aloittaa yhdellä automaatilla halutussa käyttökohteessa. Pilottia on hyvä seurata, ja kannattaa sopia, milloin kokemuksia käydään läpi. Tarpeesta ja toiminnasta riippuen seuranta ja kokemusten läpikäynti voivat olla pilotin aikana säännöllisiä, esimerkiksi kuukausittaisia. Miten järjestelmää on käytetty? Miten se on helpottanut työtä, säästänyt aikaa, tehostanut ajankäyttöä tai vaikka parantanut asiakaspalvelua? Mitä muutoksia toimintaan tai korjaavia toimenpiteitä olisi syytä vielä tehdä? Vastuuhenkilö huolehtii, että kokemusten perusteella päätetään myös jatkosta.

Onnistunut uudistus näkyy tavallisessa työpäivässä. Avaimet saa sovittuun aikaan, niiden haltijat tiedetään ja henkilökunnan aikaa kuluu vähemmän noutojen sopimiseen ja palautusten selvittämiseen.