Vem har nytta av automatiserad nyckelhantering?

Många nycklar och täta utlämningar ger olika behov

När det finns många nycklar behöver man veta vilka nycklar som har lämnats ut till vem, när det skedde och när de ska lämnas tillbaka. Händelserna måste sparas i en historik som går att följa i efterhand. Uppgifterna kan redan finnas i ett system, men personalen får ändå följa upp återlämningarna. Uppföljningen blir enklare när systemet påminner användaren före återlämningsdatumet och fortsätter att skicka påminnelser om nyckeln inte lämnas tillbaka. Vid behov meddelar det även den som ansvarar för nycklarna om förseningen.

Även några få nyckelutlämningar kan däremot skapa mycket arbete, om varje hämtning måste avtalas och någon behöver vara på plats.

Om uppföljningen tar mest tid kan man börja med ett nyckelregister. Om problemet är att ordna hämtning och återlämning underlättar ett nyckelskåp. Ofta behövs båda.

Det behövs inte alltid ett eget fack för varje nyckel. Skåpens storlek och antal beror på hur många nycklar som behöver finnas där samtidigt, alltså hur många utlämningar och återlämningar som behöver hanteras på samma gång. Med automatisk fackbokning bokas ett fack för hämtning eller återlämning och blir ledigt för nästa användning efter hämtningen. Nycklar som finns hos användarna följs i registret.

Nyckelskåpet som en del av det dagliga arbetet

Det är lätt att se ett nyckelskåp som ett skåp där man bara förvarar nycklar. Med Livions nyckelskåp kan nycklar lämnas ut både till den egna personalen och till kunder, boende, gäster och entreprenörer. Som stöd för händelsehistoriken kan bilder sparas av användaren och av facket före och efter varje besök. Bilderna gör det möjligt att i efterhand kontrollera vad som har lämnats tillbaka i eller tagits ut ur facket.

Nyckelutlämning och uppföljning måste passa ihop med kundens övriga arbete. Varje bransch har rutiner som en utomstående inte ser direkt. Vi kan inte förvänta oss att kunden organiserar om allt efter enhetens villkor. Vår uppgift är att förstå rutinerna och anpassa programvaran och integrationerna till dem.

Information om att en nyckel har hämtats eller lämnats tillbaka kan också starta nästa arbetsmoment. Till exempel vid korttidsuthyrning kan systemet meddela städpersonalen eller underhållspersonalen så snart nyckeln har lämnats tillbaka. Arbetet kan då börja utan att någon separat behöver bekräfta att gästen har lämnat boendet, och bostaden blir klar för nästa gäst tidigare.

Behoven varierar mellan branscher:

• Hotell och semesterboenden: När LivionKey är anslutet till bokningssystemet kan PIN-koden skickas automatiskt. En gäst som kommer sent får sitt nyckelkort eller sin nyckel utan att någon behöver vänta.
• Bilservice: Bilar kan lämnas och hämtas utanför öppettiderna. Med en betalningsintegration kan PIN-koden skickas först när servicen är betald.
• Fastighetsförvaltning: En boende som flyttar in under helgen eller en servicetekniker som kommer tidigt kan hämta nycklar som lagts redo, utan att behöva avtala om ett möte.
• Låssmeder: Nycklarna är många, och personlig utlämning är en stor del av den dagliga kundservicen. Arbetsflödet i LivionKey Register är optimerat för personlig utlämning. Ett nyckelskåp kan enkelt ta över en del av utlämningarna.
• Kritisk infrastruktur: Nycklar som behövs för underhåll kan förvaras på plats eller i närheten. Serviceteknikern får en PIN-kod för att hämta nycklarna vid avtalad tid.
• Vård och omsorg: En ny medarbetare eller vikarie kan hämta nycklar som förberetts i förväg, oberoende av administrationens arbetstider.
• Industri och tillverkning: Vid ett underhållsstopp behöver många entreprenörer nycklar samtidigt. Även ordinarie samarbetspartner behöver nycklar när de besöker de aktuella anläggningarna. Förberedda utlämningar minskar köerna, och PIN-kodens giltighet kan begränsas till den tid arbetet pågår.
• Städer och kommuner: När nyckelutlämningen kopplas till lokalbokningssystemet kan användare hämta nyckeln till en idrottslokal för sin bokade tid, även på kvällar och helger. Även personal på tillfälliga uppdrag och samarbetspartner kan hämta och lämna tillbaka nycklar utifrån sina arbetsuppgifter.

Utlämningssättet kan väljas efter situationen: samma nyckel kan lämnas ut personligen eller läggas i nyckelskåpet för hämtning. Integrationen kan byggas av Livion eller av kunden.

Förändringen behöver en ansvarig

Ett företag som startar en ny verksamhet kan planera för automatiserad nyckelhantering från början. I en etablerad organisation är det bra att planera förändringen tillsammans med medarbetarna: de vet vad som fungerar och hur undantag hanteras. Ju mer beredd organisationen är att se över sina rutiner, desto större nytta kan den ha av automation.

Förändringen behöver en ansvarig person inom organisationen. Personen måste vilja driva arbetet framåt. Det behövs också stöd från ledningen, tid och mandat att komma överens om gemensamma rutiner. Livion och våra återförsäljarpartner kan hjälpa till med införandet. Organisationens egen ansvariga ser till att det överenskomna arbetssättet faktiskt tas i bruk och följer upp om det underlättar arbetet.

Många börjar med ett nyckelskåp för ett valt användningsområde. Det är bra att följa upp piloten och komma överens om när erfarenheterna ska gås igenom. Beroende på verksamheten och behoven kan uppföljningen och genomgången göras regelbundet under piloten, till exempel varje månad. Hur har systemet använts? Hur har det underlättat arbetet, sparat tid, gjort det lättare att använda tiden effektivt eller förbättrat kundservicen? Vilka förändringar i arbetssättet eller korrigerande åtgärder behövs fortfarande? Den ansvariga ser till att erfarenheterna också leder till beslut om nästa steg.

En lyckad förändring märks i en vanlig arbetsdag. Nycklarna finns tillgängliga vid avtalad tid, man vet vem som har dem, och personalen lägger mindre tid på att ordna hämtningar och följa upp återlämningar.