Hvem har gavn af automatiseret nøglehåndtering?

Antallet af nøgler og hyppigheden af udleveringer giver forskellige behov

Når der er mange nøgler, skal man vide, hvilke nøgler der er udleveret til hvem, hvornår de blev udleveret, og hvornår de skal afleveres. Hændelserne skal gemmes i en historik, som man kan vende tilbage til senere. Oplysningerne findes måske allerede i et system, men personalet skal stadig følge op på afleveringerne. Opfølgningen bliver lettere, når systemet minder brugeren om afleveringen inden fristen og fortsætter med at sende påmindelser, hvis nøglen ikke bliver afleveret. Ved behov giver det også den nøgleansvarlige besked om forsinkelsen.

Omvendt kan selv få nøgleudleveringer skabe meget arbejde, hvis hver afhentning skal aftales, og nogen skal være til stede.

Hvis opfølgningen kræver mest arbejde, kan man begynde med et nøgleregister. Hvis problemet er at arrangere afhentninger og afleveringer, gør en nøgleautomat udleveringen lettere. Ofte er der brug for begge dele.

Der er ikke altid brug for et separat rum til hver nøgle. Automaternes størrelse og antal afhænger af, hvor mange nøgler der skal være i dem på samme tid, altså hvor mange afhentninger og afleveringer der skal håndteres samtidig. Med automatisk reservation af rum reserveres et rum til afhentning eller aflevering, og efter afhentningen frigøres det til næste brug. Nøgler, som brugerne har hos sig, følges i registret.

Gør nøgleautomaten til en del af hverdagen

Det er let at se en nøgleautomat som et skab, der kun bruges til at opbevare nøgler. Med Livions automater kan nøgler udleveres både til egne medarbejdere og til kunder, beboere, gæster og entreprenører. Som supplement til hændelseshistorikken kan der gemmes fotos af brugeren og af rummet før og efter hvert besøg. Billederne gør det muligt bagefter at kontrollere, hvad der blev afleveret i eller taget ud af rummet.

Udlevering og opfølgning på nøgler skal passe ind i kundens øvrige arbejde. Hver branche har rutiner, som en udenforstående ikke ser med det samme. Vi kan ikke forvente, at kunderne ændrer alt efter automatens krav. Det er vores opgave at forstå rutinerne og tilpasse softwaren og integrationerne til dem.

Oplysninger om en afhentet eller afleveret nøgle kan også sætte næste arbejdstrin i gang. Ved korttidsudlejning kan systemet for eksempel give rengørings- eller vedligeholdelsespersonalet besked, så snart nøglen er afleveret. Arbejdet kan så begynde, uden at nogen særskilt skal bekræfte, at gæsten er rejst, og boligen bliver hurtigere klar til den næste gæst.

Behovene varierer fra branche til branche:

• Hoteller og ferieboliger: Når LivionKey er forbundet med bookingsystemet, kan PIN-koden sendes automatisk. En gæst, der ankommer sent, får sit nøglekort eller sin nøgle, uden at nogen behøver at vente på vedkommende.
• Bilservice: Biler kan afleveres og hentes uden for åbningstiden. Med en betalingsintegration kan PIN-koden først sendes, når der er betalt for servicen.
• Ejendomsadministration: En beboer, der flytter ind i weekenden, eller en servicetekniker, der kommer tidligt, kan hente nøgler, der er lagt klar, uden et særskilt møde.
• Låsesmede: Der er mange nøgler, og personlig udlevering er en stor del af den daglige kundeservice. Arbejdsgangen i LivionKey Register er optimeret til personlig udlevering. En nøgleautomat kan nemt overtage en del af udleveringerne.
• Kritisk infrastruktur: Nøgler til vedligeholdelse kan opbevares på stedet eller i nærheden. Serviceteknikeren får en PIN-kode til at hente nøglerne på det aftalte tidspunkt.
• Sundhedsvæsen: En ny medarbejder eller vikar kan hente nøgler, der er gjort klar på forhånd, uafhængigt af administrationens arbejdstider.
• Industri og produktion: Under et driftsstop til vedligeholdelse har mange entreprenører brug for nøgler samtidig. Faste samarbejdspartnere har også brug for nøgler, når de besøger de relevante anlæg. Udleveringer, der er forberedt på forhånd, mindsker køen, og PIN-kodens gyldighed kan begrænses til den tid, arbejdet varer.
• Byer og kommuner: Når nøgleudleveringen er forbundet med systemet til lokalebooking, kan brugerne hente nøglen til en idrætsfacilitet til deres bookede tid, også om aftenen og i weekenden. Midlertidigt ansatte og samarbejdspartnere kan også hente og aflevere nøgler efter behov i deres arbejde.

Udleveringsformen kan vælges efter situationen: Den samme nøgle kan udleveres personligt eller lægges i automaten til afhentning. Integrationen kan udvikles af Livion eller af kunden selv.

Forandringen kræver en ansvarlig

En virksomhed, der starter en ny aktivitet, kan planlægge automatiseret nøglehåndtering fra begyndelsen. I en etableret organisation er det en god idé at planlægge forandringen sammen med medarbejderne: De ved, hvad der fungerer, og hvordan undtagelser håndteres. Jo mere parat organisationen er til at se på sine egne rutiner, desto mere kan den få ud af automatisering.

Forandringen kræver én ansvarlig person i organisationen. Personen skal have lyst til at drive arbejdet fremad. Der er også brug for opbakning fra ledelsen, tid og beføjelser til at aftale fælles rutiner. Livion og vores forhandlerpartnere kan hjælpe med indførelsen. Organisationens egen ansvarlige sørger for, at den aftalte fremgangsmåde faktisk bliver taget i brug, og følger op på, om den gør arbejdet lettere.

Mange begynder med én automat til et bestemt formål. Det er en god idé at følge pilotforløbet og aftale, hvornår erfaringerne skal gennemgås. Afhængigt af organisationens behov og daglige drift kan opfølgning og gennemgang ske regelmæssigt under pilotforløbet, for eksempel en gang om måneden. Hvordan er systemet blevet brugt? Hvordan har det gjort arbejdet lettere, sparet tid, hjulpet med at bruge tiden mere effektivt eller forbedret kundeservicen? Hvilke ændringer i arbejdsgangene eller andre rettelser er der stadig brug for? Den ansvarlige sørger for, at erfaringerne også bliver brugt til at beslutte de næste skridt.

En vellykket forandring kan mærkes i en almindelig arbejdsdag. Nøglerne er tilgængelige på det aftalte tidspunkt, man ved, hvem der har dem, og personalet bruger mindre tid på at aftale afhentninger og følge op på afleveringer.