Automatisch inchecken bij vakantieverhuur: het verhaal van Auszeit

Voor de familie Hartmann is gasten ontvangen meer dan een bedrijf runnen: het is een passie. Vanuit Friedrichshafen richtten zij Auszeit Apartments op om gasten een tweede thuis te bieden, waar hoogwaardig design samengaat met de professionele kwaliteit van een eersteklas verblijf.

“Gastheer of gastvrouw zijn betekent dat je je passie volgt. We willen dat onze gasten de vrijheid van een vakantiehuis ervaren, met de kwaliteit van een stijlvol, modern verblijf. Die vrijheid begint op het moment dat ze aankomen.”

De uitdaging: aankomsten 24/7 afstemmen

Naarmate hun aanbod groeide, werd het handmatig afstemmen van aankomsten op verschillende locaties de belangrijkste belemmering voor verdere groei.

• Gasten verwachten 24/7 vrijheid: Gasten verwachten tegenwoordig dat ze soepel en zelfstandig kunnen inchecken, ongeacht hun aankomsttijd. Dat legde voorheen een zware druk op het team.
• Complexe planning: Het afstemmen van de reisplannen van gasten op de persoonlijke sleuteloverdracht werd steeds moeilijker vol te houden.
• De beperking van fysieke sleutels: Veel appartementen liggen in wooncomplexen waar gebouwvoorschriften of gedeeld eigendom de installatie van elektronische deursloten verhinderen. Fysieke sleutels zijn dan de enige optie, waardoor gewone slimme sloten geen oplossing bieden.

“We hebben prachtige appartementen, maar de logistiek brak ons op. We zaten in een dilemma: we wilden modern inchecken, 24/7, maar zaten vast aan traditionele sleutels die we niet konden vervangen. We hadden een brug nodig tussen de digitale reservering en de fysieke deur.”

De ontdekking: professionele automatisering met lokale expertise

Markus Hartmann zocht een professionele oplossing die fysieke sleutels kon beheren en tegelijk voldeed aan de hoge eisen van hun accommodaties. Zijn zoektocht bracht hem bij de LivionKey30 Outdoor, een robuust apparaat dat speciaal is ontworpen om het beheer van mechanische sleutels in veeleisende omgevingen te automatiseren.

Om de ingebruikname vlekkeloos te laten verlopen, bracht Livion Markus in contact met een gecertificeerde regionale partner. Dankzij die samenwerking werd de in Noord-Europa ontwikkelde technologie van Livion ondersteund door lokale expertise en professionele installatie ter plaatse. Zo kreeg de familie Hartmann een complete alles-in-één-oplossing.

Het geautomatiseerde proces: van reservering tot vertrek

Door Finse hardware te koppelen aan hun digitale reserveringskanalen verving de familie Hartmann de handmatige afstemming door een 100% geautomatiseerd proces:

1. Automatische synchronisatie van reserveringen: Wanneer een gast via Airbnb of Booking.com reserveert, worden de gegevens direct doorgestuurd naar het Property Management System (PMS) van de familie Hartmann.
2. De digitale brug: De API van Livion zet het PMS aan om een unieke toegangscode te genereren. Zo gaan de gegevens zonder handmatige tussenkomst van de eerste reservering naar de fysieke sleutelautomaat.
3. 24/7 zelfstandig aankomen: Gasten komen aan wanneer het hun uitkomt, overdag of 's nachts. Door hun pincode in te voeren bij de LivionKey30 Outdoor krijgen ze direct hun fysieke sleutels.
4. Efficiënte voorbereiding voor de volgende gast: Zodra de sleutel wordt ingeleverd, ontvangt het personeel direct een melding. De schoonmaak kan daardoor meteen beginnen, zodat de wisseling tussen gasten zo efficiënt mogelijk verloopt en de accommodatie snel weer klaar is.

Waarom vastgoedbeheerders vertrouwen op het Livion-ecosysteem

Voor professionele verhuurders vormt Livion de essentiële schakel tussen digitale reserveringen en fysieke toegang. Daarom geven zij de voorkeur aan ons ecosysteem:

• Fysieke sleutels onder controle: Bied gasten een 100% digitale manier om zelfstandig in te checken bij accommodaties met traditionele sloten. Dure aanpassingen aan de hardware op elke deur zijn daarvoor niet nodig.
• Flexibele software-integratie: Uw PMS vormt het hart van uw bedrijfsvoering. Ons ontwikkelteam bouwt snelle, veilige koppelingen met uw specifieke software, zodat gegevens zonder handmatige tussenkomst worden uitgewisseld.
• Finse technische kwaliteit: Onze hardware is gebouwd volgens strenge Noord-Europese normen voor veiligheid en duurzaamheid en waarborgt 24/7 werking in elke omgeving. Een groeiend netwerk van lokale experts biedt ondersteuning.
• Actueel inzicht in uw bedrijfsvoering: Meldingen in realtime bij het inleveren verminderen de verloren tijd tussen reserveringen. Zo kunt u de schoonmaakplanning optimaliseren en de totale winstgevendheid verbeteren.

“Livion leverde ons meer dan een sleutelkast: ze boden ons een manier om het hele aankomst- en vertrekproces te automatiseren. We kunnen de wisselingen van gasten nu 24/7 soepel laten verlopen, met behoud van de persoonlijke warmte van onze gastvrijheid.”