Automatisierter Check-in für Ferienwohnungen: Die Auszeit-Story

Für die Familie Hartmann ist Gastgebersein mehr als ein Geschäft – es ist eine Leidenschaft. In Friedrichshafen gründeten sie Auszeit Apartments, um Gästen ein “zweites Zuhause” zu bieten – mit hochwertigem Design und dem professionellen Standard eines erstklassigen Rückzugsortes.

“Gastgeber zu sein heißt, eine Leidenschaft zu leben. Unsere Gäste sollen die Freiheit einer Ferienwohnung erleben und gleichzeitig die Qualität eines stilvollen, modernen Aufenthalts genießen. Diese Freiheit beginnt im Moment der Ankunft.”

Die Herausforderung: Der Engpass bei der 24/7-Koordination

Mit dem Wachstum des Portfolios wurde die manuelle Koordination von Ankünften über mehrere Standorte zum größten Hindernis für die Skalierung des Geschäfts.

• 24/7-Erwartungshaltung: Moderne Gäste erwarten einen nahtlosen Self-Check-in zu jeder Uhrzeit, was das Team operativ enorm belastete.
• Logistische Komplexität: Die Synchronisation von Reisedaten mit manuellen Schlüsselübergaben wurde zunehmend zu einer untragbaren Herausforderung.
• Die Barriere mechanischer Schlüssel: Viele Objekte liegen in Wohnanlagen, in denen Eigentümergemeinschaften oder Baurecht elektronische Schlösser verhindern. Mechanische Schlüssel sind oft die einzige Option – was klassische Smart Locks ausschließt.

“Wir haben wunderschöne Apartments, aber die Logistik brachte uns an unsere Grenzen. Wir steckten in einem Dilemma: Wir wollten moderne 24/7-Check-ins, waren aber an traditionelle Schlüssel gebunden. Wir brauchten eine Brücke zwischen der digitalen Buchung und der mechanischen Tür.”

Die Lösung: Professionelle Automation trifft regionale Expertise

Markus Hartmann suchte nach einer professionellen Lösung, die mechanische Schlüssel verwalten und den hohen Qualitätsstandard ihrer Häuser erfüllen konnte. Seine Suche führte ihn zum LivionKey30 Outdoor, einem robusten System, das speziell für die Automatisierung in anspruchsvollen Umgebungen entwickelt wurde.

Für einen reibungslosen Start vermittelte Livion einen zertifizierten regionalen Partner. So wurde finnische Technologie mit lokaler Expertise und professioneller Installation kombiniert – eine umfassende “All-in-one”-Lösung für die Hartmanns.

Der automatisierte Weg: Ein nahtloser, geschlossener Kreislauf

Durch die Integration der finnischen Hardware mit digitalen Buchungskanälen ersetzten die Hartmanns die manuelle Koordination durch einen vollautomatischen Prozess:

1. Automatische Buchungssynchronisierung: Sobald ein Gast über Airbnb oder Booking.com reserviert, fließen die Daten sofort in das Property Management System (PMS) der Hartmanns.
2. Die digitale Brücke: Die API von Livion veranlasst das PMS, einen individuellen Zugangscode zu generieren – ein “berührungsloser” Datenfluss von der Buchung bis zum Schlüsselautomaten.
3. 24/7 Self-Service bei Anreise: Gäste kommen an, wann es ihnen passt – Tag oder Nacht. Durch Eingabe ihrer PIN am LivionKey30 Outdoor erhalten sie ihre mechanischen Schlüssel sofort.
4. Effizienter Gästewechsel: Die Rückgabe des Schlüssels löst eine sofortige Benachrichtigung an das Team aus. So kann die Reinigung ohne Zeitverlust starten, was Leerstand minimiert.

Warum Property Manager auf das Livion-Ökosystem setzen

Für professionelle Betreiber ist Livion das entscheidende Bindeglied zwischen digitaler Buchung und physischem Zugang. Das macht unser Ökosystem zur ersten Wahl:

• Management mechanischer Schlüssel: Ermöglicht 100 % digitalen Self-Check-in für Objekte mit traditionellen Schlössern – ohne teure Hardware-Umrüstung an jeder Wohnungstür.
• Agile Software-Integration: Das PMS ist das Herz Ihres Betriebs. Unser Entwicklungsteam baut schnelle, sichere Schnittstellen zu Ihrer Software, damit Daten ohne manuelle Eingriffe fließen.
• Finnische Ingenieurskunst: Entwickelt nach nordischen Sicherheits- und Robustheitsstandards, arbeitet unsere Hardware 24/7 zuverlässig in jeder Umgebung.
• Operative Transparenz: Echtzeit-Benachrichtigungen bei Rückgabe reduzieren den Leerlauf zwischen Buchungen, optimieren Reinigungspläne und steigern die Profitabilität.

“Livion hat uns nicht nur eine Schlüsselbox geliefert, sondern einen Weg, unseren gesamten An- und Abreiseprozess zu automatisieren. Wir können jetzt den Gästewechsel rund um die Uhr nahtlos managen – ohne die Herzlichkeit unserer Gastfreundschaft zu verlieren.”