Nøgleskab eller smart nøgleskab: Hvad passer til jeres arbejdsgang?

Et traditionelt nøgleskab samler nøglerne på ét sted med kontrolleret adgang. Et elektronisk eller smart nøgleskab kan også styre, hvem der får en nøgle, registrere hændelsen og indgå i en mere omfattende arbejdsgang for udlevering. Denne guide viser, hvornår de forskellige løsninger passer.

Hvorfor er nøglehåndtering vigtig?

Fysiske nøgler skifter hænder mellem medarbejdere, entreprenører, lejere, gæster og kunder. Når antallet af udleveringer vokser, kan en manuel proces skabe flaskehalse på grund af kontorets åbningstider, ekstra køreture, uklart ansvar og spredte registreringer. Valget handler ikke kun om skabet, men også om, hvordan nøglerne udleveres og afleveres.

Hvad er et traditionelt nøgleskab?

Et traditionelt nøgleskab er et aflåst skab med kroge eller rum til fysiske nøgler. Det kan være tilstrækkeligt, når en lille gruppe betroede personer håndterer de samme nøgler. Skabet alene giver normalt ikke mulighed for:

• individuelle adgangsrettigheder til hver nøgle
• pålidelig registrering af afhentning og aflevering
• automatiske påmindelser, advarsler eller rapporter
• fjernadministration på tværs af flere lokationer

Hvad er et smart nøgleskab?

Betegnelserne elektronisk nøgleskab, smart nøgleskab og skab til nøglehåndtering overlapper ofte. I praksis kombinerer systemerne rum med kontrolleret adgang eller låsning, brugeridentifikation og administrationssoftware. Funktionerne varierer, men omfatter ofte:

• Individuel identifikation, f.eks. med en personlig PIN-kode eller et adgangsmiddel i en app
• Adgangsrettigheder til bestemte nøgler i bestemte tidsrum
• Registrering af afhentning og aflevering i en hændelseslog
• Fjernadministration og rapportering
• Påmindelser og advarsler om afvigelser, som kan tilpasses
• Forbindelse til booking-, ejendomsadministrations-, HR- eller andre systemer, hvor det er understøttet

De vigtigste fordele ved smarte nøgleskabe

Smarte nøgleskabe har flere fordele i forhold til traditionelle skabe:

• Kontrolleret adgang: Begræns hver brugers adgang til den relevante nøgle og det aftalte tidsrum.
• Sporbarhed: Se, hvem der hentede en nøgle, hvornår den blev hentet, og om den er afleveret.
• Hændelseslog: Saml registreringer af afhentning, aflevering og afvigelser på ét sted.
• Fjernadministration: Administrer udleveringer, og kontroller status uden at stå ved skabet.
• Beskeder: Mind brugerne om at aflevere nøglerne, og giv administratorerne besked om afvigelser.
• Integrationer: Knyt udleveringen til det system, hvor behovet for nøglen opstår, når en passende integration er tilgængelig.

Hvem har gavn af et smart nøgleskab?

• Ejendoms- og boligadministration – nøgleudlevering til entreprenører, vedligeholdelsespersonale og beboere
• Hoteller og overnatningssteder – gæsternes nøglekort og nøgler samt adgang for servicepersonale
• Biludlejning – afhentning og aflevering af bilnøgler uden for åbningstiden
• Autoservice og værksteder – kunder kan indlevere bilen og hente den efter reparation uden for åbningstiden
• Kommuner og sundhedsvæsen – fælles faciliteter, personalenøgler og udleveringer med klar ansvarsfordeling
• Industri, logistik og fælles køretøjsflåder – nøgler til køretøjer, udstyr og anlæg

ROI: Hvor kommer besparelserne fra?

• Personalets tid: færre aftalte møder, manuelle kvitteringer og kontroller af afleveringer
• Transport og ventetid: brugerne kan hente den rette nøgle på det aftalte sted og tidspunkt
• Servicens tilgængelighed: nøgler kan fortsat udleveres uden for den bemandede åbningstid
• Håndtering af afvigelser: registreringer og påmindelser reducerer tiden, der bruges på at undersøge nøgler, som ikke er afleveret til tiden
• Udvidelse: samme driftsmodel kan bruges på flere lokationer og håndtere varierende antal udleveringer

Sådan vælger I den rette løsning

Eksempel: LivionKey30

LivionKey30 er et smart nøgleskab – også kaldet en nøgleautomat hos Livion – til afhentning og aflevering af mekaniske og andre foruddefinerede fysiske nøgler 24/7.

• Personlige PIN-koder og fastlagte afhentningsperioder
• Afhentning og aflevering af nøgler via selvbetjening uden personale til stede
• Registreringer af afhentning, aflevering og afvigelser i en fælles hændelseslog
• Fjernadministration via LivionKeys webapp
• API og understøttede integrationer, som forbinder hele arbejdsgangen for nøgleudlevering