Au-delà de la clé mécanique : comment les sociétés de location nordiques peuvent gagner en efficacité et en croissance

Le marché de la location immobilière nordique est réputé pour sa sophistication. Qu'il s'agisse de gérer de grands portefeuilles résidentiels à Helsinki et Stockholm ou de s'occuper de locations de vacances à court terme en Norvège, les gestionnaires immobiliers travaillent dans un environnement aux normes élevées et à la technologie de pointe. Pourtant, un vieux problème persiste : la gestion des clés physiques.

Pendant des années, les clés mécaniques ont été la norme pour l'accès. Dans le monde numérique d'aujourd'hui, cependant, elles entraînent des tracas, des coûts et des risques inutiles. Les remises de clés consomment un temps précieux, les clés perdues créent des problèmes de sécurité et il y a peu de visibilité sur qui contrôle quelle clé. Ces défis ralentissent le personnel et ont un impact négatif sur l'ensemble de l'entreprise.

L'expérience des locataires en souffre, ce qui a des répercussions sur tout, des taux de rétention aux revenus globaux.

Il ne suffit pas de remplacer les anciennes serrures par de nouvelles technologies. Le marché nordique comprend à la fois des bâtiments plus anciens avec des serrures mécaniques et des plus récents équipés de systèmes numériques. Une solution unique ne conviendra pas à tout le monde.

C'est pourquoi il est important d'adopter une approche hybride de la gestion des clés. Lorsque vous combinez des outils numériques avec des solutions flexibles et automatisées pour chaque type de serrure, vous facilitez la vie de votre équipe, renforcez la sécurité et ouvrez de nouvelles opportunités de croissance pour votre entreprise.

Le train-train quotidien : les coûts cachés de la gestion manuelle des clés

Si vous avez déjà jonglé avec des clés physiques, vous savez à quel point cela peut être frustrant. Les petits tracas, comme les clés perdues, les remises maladroites et le suivi de qui a quoi, s'accumulent avec le temps. Ces maux de tête quotidiens grignotent discrètement vos bénéfices et empêchent votre équipe de donner le meilleur d'elle-même.

• Remises de clés chronophages : Chaque fois qu'un locataire emménage, qu'un invité s'enregistre ou qu'une maintenance est nécessaire, quelqu'un doit gérer l'échange de clés. Cela signifie souvent prendre des rendez-vous, avoir du personnel sur place ou utiliser des boîtes à clés qui ne sont pas toujours sécurisées. Ces étapes manuelles consomment des heures que le personnel pourrait consacrer à des tâches plus importantes.
• Manque de contrôle et de visibilité : Lorsqu'une clé quitte le bureau, il est difficile de déterminer qui la possède, si elle a été rendue ou si une copie a été faite. Le suivi des clés avec des registres papier ou des feuilles de calcul est lent et souvent inexact, ce qui rend difficile la tenue d'un registre fiable. Ce manque d'informations peut entraîner des problèmes de sécurité et de conformité.
• Le prix élevé d'une clé perdue : La perte d'une seule clé peut créer un problème de sécurité important, en particulier dans les bâtiments qui utilisent des passe-partout. Le remplacement des serrures d'une propriété entière peut coûter des milliers d'euros et rapidement éroder les bénéfices. Ce risque est si grave qu'il a même suscité le développement d'une assurance spéciale pour cela.
• Une expérience client frustrante : De nos jours, tout le monde s'attend à ce que les choses soient rapides et faciles, surtout lorsqu'il s'agit de louer un logement. Si les locataires et les invités doivent récupérer les clés en personne pendant les heures de bureau, cela semble tout simplement démodé. Pour les locations à court terme, personne ne veut attendre après un long voyage ; un enregistrement lent peut entraîner de mauvaises critiques et moins de réservations futures.

La solution LivionKey : une approche hybride pour un marché hybride

Chez LivionKey, nous comprenons que la mise à jour de chaque propriété du jour au lendemain n'est tout simplement pas réaliste. C'est pourquoi nous avons créé un système hybride flexible qui vous aide à moderniser le contrôle d'accès, quel que soit le type de serrures avec lesquelles vous travaillez. Que vous gériez des appartements à long terme ou des locations de vacances à court terme, nos solutions fonctionnent ensemble sur une plateforme simple et conviviale.

Étape 1 : Numérisez votre base avec LivionKey Register

La première étape pour résoudre un problème est de savoir ce qui se passe. LivionKey Register est un outil de gestion de clés numérique qui remplace les anciennes feuilles de calcul. Il vous permet de conserver un enregistrement sécurisé et centralisé de toutes vos clés physiques. Vous pouvez suivre qui possède chaque clé, quand elle est rendue et qui peut y accéder, ce qui rend votre système plus transparent et plus facile à gérer.

Étape 2 : Automatisez les clés mécaniques avec LivionKey30

De nombreuses propriétés utilisent encore des serrures mécaniques, et le remplacement de tout le matériel n'est pas toujours possible. Le LivionKey30 est une armoire à clés sécurisée et automatisée qui vous permet d'offrir une récupération et une restitution des clés sans contact 24 h/24 et 7 j/7 sans changer vos serrures. Les locataires, les invités et le personnel peuvent utiliser un code PIN pour récupérer les clés à tout moment, et chaque action est automatiquement enregistrée pour une sécurité renforcée.

Étape 3 : Suralimentez les serrures numériques avec LivionKey20

Si vos propriétés sont équipées de serrures numériques iLOQ S5, LivionKey20 peut rendre les choses encore plus faciles. Conçu avec iLOQ, ce système de clés avancé programme automatiquement les droits d'accès lorsqu'une clé est récupérée. Cela élimine le besoin de configuration manuelle, améliore la sécurité et permet une remise entièrement automatisée et sans personnel.

Libérer la véritable efficacité : la puissance de l'intégration

Les systèmes de contrôle d'accès modernes fonctionnent mieux lorsqu'ils sont automatisés. LivionKey s'intègre de manière transparente à vos systèmes de réservation existants et à votre logiciel de gestion immobilière (PMS) grâce à nos solutions API.

En connectant ces systèmes, vous pouvez changer le fonctionnement de votre entreprise :

• Automatisez l'enregistrement des invités : Une nouvelle réservation dans votre PMS peut générer automatiquement un code PIN unique à durée limitée et l'envoyer à votre invité pour un enregistrement en libre-service 24 h/24 et 7 j/7.
• Optimisez la rotation des biens : Dès qu'un invité rend une clé, le système peut en informer votre PMS, qui envoie alors automatiquement les équipes de nettoyage et de maintenance. Cela minimise les périodes d'inoccupation et maximise les revenus.
• Rationalisez la maintenance : Accordez un accès sécurisé et à durée limitée aux sous-traitants à distance, éliminant les tracas de coordination et garantissant une piste d'audit complète de leur visite.

Ce système hybride vous offre plus de flexibilité. Par exemple, un sous-traitant peut récupérer une clé à votre bureau et la rendre en dehors des heures d'ouverture dans une armoire LivionKey30 sécurisée. Chaque étape est suivie, garantissant un processus fluide et fiable.