LivionKey rekisteri

LivionKey rekisteri on avainten hallintaan ja niiden käsittelyn automatisointiin tarkoitettu helppokäyttöinen järjestelmä. Järjestelmässä ei ole avain-, käyttäjä- tai kiinteistömäärä rajoituksia ja se toimii 24/7. LivionKey rekisterillä voit hallita kaikkia avaimiasi.

Avainrekisterin sisältämät toiminnallisuudet:
1. Käyttäjien hallinta.
2. Lokaatioiden hierarkiarakenteen eli organisaatiorakenteen hallinta esim. Maa, maakunta, kaupunki, alue, rakennus ja mahdollisuus käyttäjäoikeuksien jakamiseen jokaiseen tasoon.
3. Avainten hallinta lisää, poista, muokkaa. 
4. Avainten käsittely(luovutus/palautus), manuaalisesti tai LivionKey automaattien avulla.
5. Hälytys lokit
6. Tapahtuma lokit, avainten käsittelystä.
7. Käyttöraportit valitusta organisaatiotasosta tai kiinteistöstä

1. Käyttäjien hallinta 

Tällä toiminnallisuudella on mahdollisuus hallita kaikkia avainrekisteriohjelman 
käyttäjiä. Käyttäjät ovat henkilöitä, joilla on pääsyoikeus selainpohjaiseen LivionKey ohjelmaan. Vain pääkäyttäjillä on oikeus hallita muita käyttäjiä.
Ohjelman peruskäyttäjälle voidaan antaa käyttöoikeudet koko organisaatiorakenteeseen tai ainoastaan johonkin tiettyyn organisaatiorakenteen osaan esim. rakennukseen tai jonkin kaupungin rakennuksiin. 

2. Lokaatioiden hierarkiarakenteen eli organisaatiorakenteen hallinta

Organisaatiorakenteen hallinta-toiminnallisuuden avulla voidaan luoda, poistaa, muokata organisaatiorakenteita, joita ovat esim maa, alue, kaupunki ja rakennus.
Organisaation rakenne on luotavissa vapaasti, joskin suosittelemme, että rakenne luodaan käyttöoikeuksia tukevalla tavalla. 
Esim. Rakenne Maa--->Kaupunkit-->Rakennus-->huoneisto tarjoaa käyttöoikeudet siten, että käyttäjä, joka saa ohjelmassa oikeudet hallita avaimia kaupunki tasolla, saa käyttöoikeudet kaikkii rakennuksiin ja huoneistoihin, jotka ovat rakenteessa kyseisen kaupungin alla. Eli toisin sanoen käyttäjä näkee ne kohteet, joihin on oikeutettu.

3. Avainten hallinta

Avainten hallinta-toiminnallisuuden avulla voidaan lisätä, poistaa, muokata avaimia ja nähdä kaikki yrityksen avaimet listana. Listaa voidaan filteroida ja hakea kohteen perusteella tai vaikka hakuehtojen avulla. Avaimet liittyvät rakennuksiin, jotka ovat organisaatiorakenteessa. Ohjelman käyttäjä näkee ainoastaan avaimet, joihin hänellä on oikeus.

4. Avainten käsittely (luovutus/palautus)

Aina kun LivionKey-avainrekisteri ohjelmassa tehdään avaimen luovutus syntyy “sopimus”. Sopimus sisältää tiedon vastaanottajasta ja ajasta, kuinka kauan avain saa olla vastaanottajalla. Sopimus voi sisältää yhden tai useamman avaimen. Luovutussopimus voidaan luoda myös etukäteen. 
Avaimen kuittaus tehdään avaimen vastaanottajan toimesta seuraavilla tavoilla:
● Jos avain luovutetaan manuaalisesti, avaimen “omistaja”(ohjelman käyttäjä) luo ohjelmassa luovutussopimuksen ja avaimen vastaanottaja(avaimen käyttäjä) kuittaa avaimen allekirjoituksella avaimen “omistajan”(ohjelman käyttäjä) ipadilla tai android tabletilla.
● Jos avain palautetaan manuaalisesti avaimen “omistajalle” , merkitsee hän ohjelmassa, että avain on palautettu.
● Jos avain luovutetaan LivionKey automaatin avulla, niin luovutussopimus luodaan ja liitetään ohjelmassa haluttuun automaattiin ja lokeroon. Tällöin avaimen haku ja palautus merkinnät tapahtuvat automaattisesti automaatin tekemän luovutus tai vastaanotto toimien yhteydessä.

Avaimen vastaanottaja/hakija saa aina avaimen haun tai palautuksen jälkeen tiedon myös haku/palautus tapahtumasta sähköpostiin.
 

5. Hälytykset

Jos avainta ei palauteta ajoissa, syntyy tapahtumasta hälytys, joka näkyy LivionKey avainrekisteri ohjelmassa. Hälytystieto voidaan lähettää eteenpäin sähköpostilla tai tekstiviestinä.Kaikki hälytykset voidaan nähdä ohjelmassa listana, jossa näkyvät sekä aktiiviset hälytykset että hälytyshistoria.

6. Tapahtuma lokit avainten käsittelystä

Ohjelman tapahtumalokeista voi nähdä avaimien luovutukset ja palautukset eli historian jokaisen avaimen kohdalta ja tarkastella tapahtumiin liittyviä tietoja.

7. Raportit

a. Organisaatioraportti näyttää kokonaiskuvan avaintenhallinnasta valitulla organisaatio tasolla.

b. Kiinteistöraportti näyttää kokonaiskuvan avaintenhallinnasta valitulla organisaatio tasolla kiinteistökohtaisesti